El Benchmarking

La historia del Benchmarking se dio en 1982 cuando la empresa Xerox realizó una conferencia sobre las diferencias que había encontrado entre su desempeño y el de los competidores. Xerox estableció capacitación formal en el tema y el Benchmarking llegó a convertirse en lo que es hoy en día, gracias al impulso que le dieron dos eventos: la introducción del Premio Nacional Malcolm Baldrige para reconocer la calidad de las empresas y el libro escrito por Robert Camp en 1989, ingeniero de la Xerox, basado en los diez pasos de Benchmarking de esta organización.

El Benchmarking es entonces, en primer lugar, un proceso; ya que involucra una serie de acciones que definen aspectos, problemas u oportunidades; mide el desempeño propio y el de otros; lleva conclusiones basadas en un análisis de información recopilada y estimula cambios y mejoras organizacionales.

Este proceso es, además, sistemático (estructurado, formal, analítico, organizado), porque existe algún tipo de modelo o gráfico que estimula un conjunto de acciones recomendadas en un orden particular y puede ser repetido por cualquier miembro de la organización. Además, es continuo por tener lugar en un período de tiempo extenso, pues las medidas a corto plazo no producen los resultados más útiles.

Este proceso tiene como finalidad evaluar, entender, diagnosticar, medir, comparar, a través de un proceso investigativo que permite obtener información de las prácticas comerciales, productos, servicios, procesos de trabajo, operaciones, funciones, tanto de la propia empresa como de aquellas organizaciones, compañías o instituciones, que realicen o no una actividad similar, y sean excelentes en el área examinada.

El Benchmarking se puede aplicar a cualquier cosa que se pueda observar o medir, y su propósito es hacer una comparación organizacional, realizar mejoras, igualar o superar las mejores prácticas industriales, realizar objetivos de productos / procesos, una planificación estratégica, predicciones, así como establecer prioridades, objetivos, metas, tomando en cuenta nuevas ideas; permite aprender y el desarrollo profesional.

Existen varios tipos de Benchmarking: el Interno cuyo objetivo es identificar los estándares de desarrollo interno de una organización; el Benchmarking Competitivo, el cual consiste en identificar información específica acerca de los productos, los procesos y los resultados comerciales de sus competidores para compararlos con los de la propia organización; y el Benchmarking Genérico, cuyo propósito es identificar los procesos, productos y servicios de organizaciones de cualquier organización (así no sea competidora) que se haya ganado una reputación de excelencia.

Después de haber definido el concepto de Benchmarking, es importante aclarar que este proceso no es una evento que se realiza sólo una vez, ni un proceso de investigación que da respuestas sencillas; tampoco consiste en copiar e imitar, sino más bien aprender de otros; no es fácil y rápido porque requiere planificación y dedicación; tampoco es una moda, pues debe apoyarse como una actividad organizacional.

El proceso de Benchmarking se realiza a través de modelos, es decir a través de marcos de referencias para la acción, que proporcionan una estructura y un lenguaje común entre los usuarios. En este sentido, un modelo debe: Seguir una sencilla y lógica secuencia de actividades y ser un proceso genérico para cualquier departamento de la organización.

Tomando en cuenta estos aspectos, se creó un modelo circular, por representar el significado simbólico del reciclaje e ilustrar una secuencia de pasos, que consiste en cinco etapas:

1. Determinar a qué se la va a hacer Benchmarking.
2. Formular un equipo.
3. Identificar los socios, es decir, las empresas que tienen las mejores prácticas, así como las fuentes de información.
4. Recopilar y analizar la información.
5. Actuar.

Considero entonces que el Benchmarking es, una herramienta bien estructurada que permite realizar mejoras, en un sistema de ganar-ganar en el que se estimula la competencia para producir la excelencia; condición a partir de la cual, deberían salir beneficiados los consumidores. Sin embargo, es importante manejar el Benchmarking desde la honestidad y eliminando la vieja creencia de que la competencia es el enemigo, para instituir una nueva relación de cooperación entre las organizaciones, de manera tal, que todos salgan beneficiados, lo cual es propicio en el contexto de la globalización.

De esta manera, cada empresa se sentirá estimulada a identificar sus procesos para determinar tanto los óptimos como los deficientes, así poder brindar apoyo a otros y recibir de vuelta la información y los conocimientos necesarios para mejorar las áreas deficientes. Esto obliga a las organizaciones a practicar la introspección, a conocerse mejor para luego poder conocer y aprender del otro.  

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