Este es el último de una colección de seis artículos donde en forma muy simplista y resumiendo al máximo, se pretende explicar en forma generalizada, la secuencia de eventos, más resaltantes, que van desde el inicio hasta el post mortem de cualquier Proyecto. Si quieren profundizar, es mucha la literatura asociada a la Gerencia de Proyectos, con especial énfasis, en el PMBOK (Project Management Body of Knowledge, con 42 procesos y 9 disciplinas) del Project Management Institute.
Fase Culminación y entrega del Proyecto:
Finalmente llegamos a la última fase, la culminación y entrega del Proyecto al cliente. Felicitaciones, logró superar las fases anteriores, ahora solo le queda, cerrar con broche de oro.
Debido a su importancia y su futuro impacto en la Organización, el cierre de un Proyecto tiene requerimientos y características muy particulares.
Después de un largo camino llegó el momento de parar y concluir y así encontramos tres tipos de cierre:
Cierre por SOFOCACIÓN: Este ocurre cuando probablemente, las metas del Proyecto no fueron alcanzadas en su totalidad y/o la Calidad del Producto final no es el esperado.
Cierre por FLUIDEZ: El Proyecto, en sus tres primeras fases fue un éxito, sin embargo, la última fue deficiente. El Proyecto se entregó con un acta final y un simple informe de entrega.
Cierre por INTEGRACIÓN: Es la forma correcta de concluir un Proyecto. A diferencia de aquellos Proyectos con cierre por Fluidez, estos Proyectos poseen una planificación de Culminación y entrega del Proyecto, la recopilación de toda la información manejada en todas sus fases y un compendio de lo ocurrido en el Ciclo de Vida del Proyecto.
Es necesario resaltar que, comprender todo lo que conlleva el Cierre y entrega de un Proyecto, es tan o más importante como comprender los objetivos, el alcance y las metas en su Inicio.
Este proceso final de revisión, pruebas, recepción y operación, requiere de un gran esfuerzo de coordinación y trabajo en equipo y así las actividades de esta fase tienen por finalidad, validar que el Proyecto cumpla con todas las especificaciones de calidad y capacidades contempladas en el diseño, de esta forma, los procedimientos de validación y pruebas se centrarán en lo establecido en la Planificación de Detalle y el funcionamiento completo del Proyecto, es decir, validar el proceso en su conjunto, sin olvidar el cierre administrativo de éste.
La formulación de un detallado programa de entrega del Proyecto, preparado inteligentemente para detectar y corregir fallas o desajustes, es fundamental para garantizar, no solo, la calidad del diseño a entregar, si no también, el correcto registro de los históricos, que servirán de punto de partida para el estudio, análisis y la planificación de futuros Proyectos, más o menos similares.
Dada la importancia y dependiendo de la complejidad y/o dimensiones del Proyecto, la culminación de este pudiera plantearse como un subproyecto y así garantizar la correcta entrega del mismo.
Análisis Post Mortem.
El análisis post mortem o análisis retrospectivo, también llamado análisis de las lecciones aprendidas, es sin duda una herramienta sumamente útil para detectar detalles no previstos en ninguna de las fases del Ciclo de Vida de un Proyecto.
Se sorprenderá al ver la información valiosa que se desprende de éste, gracias a él y los históricos recopilados durante el Ciclo de Vida de un Proyecto, la empresa tendría una biblioteca de las mejores prácticas, material de consulta obligada a la hora de pensar en un Proyecto, e indiscutiblemente es un material único, que actúa como catalizador, en la constante búsqueda de la mejora continua de los procesos.
Toda organización que no disponga de los resultados de este análisis, y peor aún, si no tiene los históricos provenientes de los Ciclos de Vida de los Proyectos implantados, definitivamente tiene que comenzar de cero, cada vez que requiera iniciar un Proyecto, es más, el mismo proceso de Planificación ¿por dónde comenzaría? y ¿en qué se basaría?, estaríamos en la cúspide de la incertidumbre.
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