En el mundo empresarial en general, el nexo entre la persona que da ordenes y el que las recibe mayormente está conformado por personas que ejercen la función secretarial.
Lo que nos podría ilustrar referente a la siguiente premisa:
· Puede ser un jefe eficiente, pero con una mala función secretarial; sus resultados dejarán mucho que desear.
· Puede ser un jefe no eficiente, pero con una buena función secretarial, su trabajo puede ser positivo.
¿Qué es la función secretarial?
Es la actividad que permite que la jefatura respectiva, pueda cumplir con sus objetivos y mucho más. Teniendo organización, tino, honestidad, astucia, lealtad, paciencia y sabiendo ser consejera y, sobre todo, justa.
La persona que tenga esta responsabilidad debe tener la preparación necesaria y suficiente para poder desempeñar el cargo correctamente.
Es definitivamente, un puesto de mucha responsabilidad.
Lamentablemente, es frecuente encontrarse con muchas personas que desempeñan el cargo secretarial, que dejan mucho que desear, con respecto al conocimiento de su trabajo, la actividad de la empresa y, sobre todo, al trato que desarrollan con el personal y con la empresa, tanto a nivel interno como externamente.
Las virtudes convenientes de una buena función secretaria,l se podrían sintetizar en las siguientes:
La iniciativa
No sólo es necesario desarrollar bien el trabajo, sino, ver siempre las posibilidades de mejorar el sistema: si tenemos esa capacidad, debemos desarrollarla. Procurando aportar siempre ideas y propuestas de todo lo que está a nuestro alrededor, para el bien de la empresa y, consecuentemente, para nuestra área.
La comunicación
Debe ser siempre orientada de acuerdo a quién nos dirigimos, nunca emplear el mismo sistema en todos los niveles. No debemos olvidar que no todos entendemos igual o no todos nos expresamos igual, debiendo ser siempre clara y precisa.
El orden
Es el padre del éxito, siempre debemos emplearlo y lograr que el resto lo haga suyo en nuestro desarrollo laboral y en nuestra apariencia.
El tino
Siempre debe saber cuándo presionar y cuándo no hacerlo. Cuándo detallar situaciones o cuándo proceder en forma cauta y, posteriormente, cuando vea el momento oportuno, informar. Para esto debe conocer muy bien su trabajo y a su jefatura.
En resumen, cuándo proceder sin esperar orden, sabiendo que la misma será aceptada por la jefatura.
La responsabilidad
Debe saber ser consecuente con sus actos y saber cuándo se pueden dejar las cosas para mañana. Debemos tener en cuenta que, directa o indirectamente, por las manos de la función secretarial, se mueven los resultados positivos o negativos de la actividad empresarial y, en consecuencia, de la jefatura.
La preparación
Continuamente debe estar en busca de ir aumentando sus conocimientos sobre nuevas técnicas y formas de trabajo. En otras palabras, actualizarse continua y constantemente.
En definitiva, la función secretarial es, una actividad muy importante dentro del desarrollo de un determinado puesto y de la persona que la jefatura, lo que debería llevarnos a meditar qué cualidades deben primar en la elección de la persona que debe desarrollar este puesto, las mismas que se darían de acuerdo a la actividad de la empresa, ya que cada actividad requerirá de características y cualidades diferentes, y el hecho de equivocarse en esta selección, marcará la diferencia entre eficiencia o ineficiencia.
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