Aproximación del enfoque por procesos al contexto universitario (II)

Seguido se exhiben ocho procesos que conforman la universidad, con su respectiva descripción básica, los cuales constituyen una referencia retadora para las universidades comprometidas con la calidad, pues abordan mucho más que los procesos típicos que van desde la captación de alumnos hasta la titulación. Dichos procesos son los siguientes: determinación-adaptación de las titulaciones a ofrecer, promoción de las titulaciones, selección de los alumnos, adaptación de los alumnos al entorno universitario, desarrollo de competencias profesionales, titulación universitaria, inserción al mercado laboral y seguimiento del egresado. Finalmente, se motiva a las universidades a implementar la gestión por procesos, resaltando la cautela y paciencia que ello amerita debido a la naturaleza que las caracteriza. Esta es la segunda y última parte del mismo.

Procesos en la Universidad

En un nivel más desagregado, la Universidad vista como un macro proceso puede dividirse en ocho subprocesos fundamentales, los cuales son los siguientes:

1. Proceso de determinación-adaptación de las titulaciones a ofrecer.
2. Proceso de promoción de las titulaciones a ofrecer.
3. Proceso de selección de los alumnos.
4. Proceso de adaptación de los alumnos al entorno universitario.
5. Proceso de desarrollo de competencias profesionales.
6. Proceso de titulación universitaria.
7. Proceso de inserción al mercado laboral.
8. Proceso de seguimiento del egresado.

Véase a continuación la descripción básica de cada uno de los subprocesos presentados en la figura anterior.

Proceso de determinación-adaptación de las titulaciones a ofrecer:
Este proceso tiene como misión establecer las titulaciones que deben ofrecerse a fin de satisfacer las necesidades futuras del entorno.

En dicho proceso, la universidad debe analizar las exigencias futuras del entorno, con el fin de realizar las adaptaciones necesarias a las titulaciones o generar nuevas titulaciones, a fin de garantizar que realmente una vez el alumno finaliza el paso por la universidad, pueda desempeñarse en lo que fue formado y aportar significativamente al desarrollo de la sociedad. De lo contrario, continuarán presentándose casos de profesionales muy bien preparados, pero que lamentablemente, el ámbito geográfico en donde hacen presencia no demanda la profesión que con arduo trabajo culminaron.

Puede deducirse entonces, que este proceso es decisivo en la satisfacción de las necesidades de los clientes de la universidad, y lamentablemente en la mayoría de los casos se pasa por alto, puesto que aún se ofertan titulaciones con características de obsolescencia, desconociendo las necesidades futuras del entorno laboral. En la siguiente figura, se modela éste proceso desde el punto de vista macro.

Esquema básico del proceso de determinación-adaptación de las titulaciones a ofrecer:

1. Exigencias futuras del entorno.
2. Proceso de determinación-adaptación de las titulaciones a ofrecer.
3. Oferta de titulaciones efectivas.

Proceso de promoción de las titulaciones a ofrecer:
Este proceso tiene como misión promocionar las titulaciones definidas en el proceso anterior, en todas las áreas geográficas que contempla la razón de ser de la universidad, a fin de garantizar igualdad de oportunidades para optar al proceso de formación.

Si bien este proceso puede verse más necesario en el caso de las universidades privadas, puesto que en las públicas es bien sabido el exceso de demanda que las caracteriza, no puede pasarse por alto, atendiendo a la necesidad de igualdad de oportunidades. En el siguiente esquema, se exhibe la modelación básica de este proceso, donde las actividades que intervienen en él están relacionadas principalmente con el mercadeo de las titulaciones.

Esquema básico del proceso de promoción de las titulaciones a ofrecer:

1. Oferta de titulaciones y sus características.
2. Proceso de promoción de las titulaciones a ofrecer.
3. Aspirante inscritos en las titulaciones.
4. Oferta de titulaciones y sus características:

La actividad que generalmente realizan las instituciones de educación superior en este proceso, corresponde a la promoción de las titulaciones a través de la Web durante el periodo que antecede a los exámenes de admisión; sin embargo, la estrategia de promoción de las titulaciones debe ser mucho más agresiva, tanto en las universidades públicas como en las privadas, a fin de que la mayor proporción de personas se enteren y conozcan cabalmente los programas ofrecidos, los períodos de admisión, el perfil del estudiante, el campo de desempeño profesional, etc. Esto, además de que genera beneficio directo para la universidad, también posibilita a los aspirantes a las titulaciones una mejor elección de lo que pretenden estudiar y, desde una mirada sistémica, puede ayudar a reducir la deserción estudiantil producto una elección equivocada de lo que pretendían estudiar.

Por lo anterior, es imprescindible que la universidad tome parte activa en actividades como visitas a los establecimientos de educación media, con el propósito de exhibir las titulaciones y brindar toda la asesoría al respecto, pues bien sabido es que en países subdesarrollados como Colombia, no todas las personas tienen fácil acceso a Internet, por razones como la falta de capacitación o la escasez de recursos. Así mismo, pueden emplearse otros medios de promoción como la radio o la televisión, que permitan una gestión más efectiva del proceso.

Proceso de selección de los alumnos:

La misión de este proceso es la de captar entre los aspirantes a las titulaciones, aquellos con las mayores competencias para afrontar con eficacia y eficiencia el paso por la universidad.

Si bien todo ciudadano debería recibir el proceso de formación, los recursos son limitados y por tanto, en cada periodo sólo una determinada proporción puede acceder a él. Tal situación conlleva a las universidades a idear diversos métodos de selección del alumnado, que van desde un complejo examen de admisión, la comparación de los resultados de las pruebas del estado para estudiantes que cursan el grado once, hasta la simple petición al establecimiento. Estos métodos hacen parte de las actividades del proceso de selección, al que ingresan los aspirantes inscritos a las titulaciones, se efectúan las actividades de selección y se obtiene como resultado el conglomerado final de alumnos que ingresan a la universidad, tal como se muestra en el siguiente esquema:

Esquema básico del proceso de selección de los alumnos:

1. Aspirantes inscritos en las titulaciones.
2. Proceso de selección de los alumnos.
3. Alumnos que ingresan a la universidad.

Proceso de adaptación de los alumnos al entorno universitario:

La razón de ser de este proceso es la de preparar y sensibilizar a los alumnos para afrontar las exigencias del entorno universitario.

Este proceso es determinante en la culminación exitosa de las titulaciones por parte de los alumnos, teniendo presente los drásticos cambios para la vida de estos jóvenes, que trae consigo el ingreso a la universidad, los cuales se deben a diversos factores, entre los que cabe mencionar: las enormes diferencias entre las exigencias que estos jóvenes alumnos han estado acostumbrados a percibir en el entorno de educación media y las que deben afrontar en la universidad, la juventud que los caracteriza, pues la mayoría de ellos ingresan a la educación superior con edades entre los 17 y los 19 años, la necesidad de trabajar por parte de algunos de los estudiantes para hacer viable la formación universitaria y, las demás responsabilidades que deben asumir con ellos mismos, con sus familias, con la universidad y con la sociedad en general.

Estos drásticos cambios para los jóvenes alumnos, no en todos los casos se afrontan de manera exitosa, viéndose obligados a abandonar la universidad en los primeros semestres; bien sea por bajo rendimiento académico, por falta de recursos, para el sostenimiento de la familia, por desmotivación a causa de una elección equivocada de la titulación, entre otros. Tal realidad hace imperante considerar el proceso de adaptación al entorno universitario, a fin de minimizar la amplia deserción estudiantil que se presenta en los primeros niveles de la carrera, y a su vez, con el propósito de prepararlos y sensibilizarlos para afrontar con éxito el proceso subsiguiente: desarrollo de competencias.

La adaptación de los alumnos que acaban de iniciar en la universidad, puede realizarse mediante actividades de reconocimiento de la institución (políticas, espacios, personal, etc.), charlas de sensibilización en temas relacionados con el bienestar estudiantil, seminarios de inducción a la titulación y cursos de nivelación. De seguidas se presenta el esquema del proceso de adaptación.

Esquema básico del proceso de adaptación de los alumnos al entorno universitario:

1. Alumnos que ingresan a la universidad.
2. Proceso de adaptación.
3. Alumnos adaptados al entorno universitario.

En la edición del próximo mes de septiembre, se publicará la tercera y última parte de este artículo.

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