Cómo medir el alcance de un proyecto

Luca Piccaluga para Evaluando ERP www.evaluandoerp.com- Los problemas en la comunicación, pueden llevar los proyectos hasta su quiebre. En este artículo les ofrecemos algunas sugerencias para que la observación se mantenga apegada a los hechos.

Hace un tiempo me encontraba esperando un vuelo junto con mis colegas. En ese entonces estábamos implementando un sistema ERP para una compañía transnacional y viajábamos muy seguido a varios países europeos.

Esa tarde habíamos tenido una desgastante junta de avances, un poco áspera por sus tonos, tal vez por la sangre latina que tenemos los italianos… Hasta incluso en el aeropuerto, los dos equipos de implementación no se dirigían la palabra. Para bajar la tensión y predicar con el ejemplo, me senté frente a una cerveza con el director de los consultores externos, “los otros”. Era una persona de mucha experiencia, y mirando hacia mi vaso (vacío, casi por la mitad) le pregunté:

“¿John, si tuvieras que comentar a tu cliente si este vaso está lleno ó vacío, que le dirías?”. Él lo pensó algunos segundos y me contestó: “¡El vaso está lleno!”

Yo me quedé pensando sobre la respuesta y le dije:

“Vamos John, ese vaso no está lleno del todo ¿Cómo le puedes decir que está totalmente lleno?”. Y él me contestó rápido: “Mira, para no tener discusiones, yo cortaría el vaso hasta donde llegue el agua, y se lo presentaría así”.

Pues muchos años han pasado desde aquella tarde y todavía, cuando alguien me comenta que “todo va bien”, me llega a la mente ese episodio y me pregunto a mi mismo: “¿Qué tanto será ese todo?”, “¿Todo respecto a qué?”

De hecho, “todo” ó “nada”, “bien” ó “mal”, no son representativos al calificar el avance de una actividad ó de un proyecto.

La única forma de lograr que el avance de una actividad ó de un proyecto no sea sujetivo, es definiendo objetivos medibles y sobre ellos calificar el avance.

Es muy sencillo pero difícil de alcanzar, ya que muy seguido se definen actividades y proyectos sin establecer objetivos medibles, alcance, y resultados.

Lo anterior es una paradoja, puesto que objetivos, alcance, y resultados, son los que determinan la necesidad de emprender una acción ó un proyecto. Deberían entonces de formalizarse antes de que la acción se emprenda, y ser inclusive el parámetro de medición básico para corroborar si la acción, actividad, ó proyecto, son los adecuados para satisfacer las necesidades que los originó.

Pero cuidado

Professionals Consulting VD S.A Database Management Company en Caracas