El Control, digno contrincante para derrotar la Entropía

Metafóricamente hablando, es realmente fascinante el poder ver la aplicación práctica del enunciado de una de las leyes universales de las ciencias exactas en el mundo de Supervisión y Gerencia.

Pero empecemos por el principio, ¿Qué es la Termodinámica? La termodinámica (del griego termo, que significa «calor» y dinámico, que significa «fuerza») es una rama de la física que estudia los efectos de los cambios de temperatura, presión y volumen de los sistemas físicos a un nivel macroscópico. Históricamente, la termodinámica surge a partir de la necesidad de sacarle mayor provecho a las primeras máquinas de vapor.

Todo esto suena como algo complejo y engorroso, pero detengámonos un instante, busquemos un helicóptero y ubiquémonos unos cuantos metros por encima de nuestra empresa, y preguntémonos:

¿Cuál es el clima organizacional?, ¿Por qué tenemos ese resultado?, ¿Cuál es el grado de desorganización (entropía) que reina en nuestra gerencia?, ¿Tenemos precisadas las variables: satisfacción, compromiso, lealtad, calidad, etc.?, ¿Qué cantidad de trabajo debemos aplicar para que la energía termodinámica del ambiente (el clima y la sicología organizacional, el cliente, el proveedor, la política del Estado, el flujo de información, la interrelación gerencial, etc., etc.), impacte positivamente sobre la productividad de nuestra gerencia?.

Éstas, junto con muchas más, conforman un compendio de interrogantes que bien valdría la pena reflexionar un poco sobre los principios básicos de la termodinámica.

Ahora bien, entremos en tema: ¿qué es la Entropía? La Entropía de acuerdo con la termodinámica es una magnitud que mide la cantidad de energía de un sistema físico que no puede utilizarse para realizar trabajo mecánico. Dicho en otras palabras y a manera simplista, es la cantidad de horas hombre malgastadas, sí utilizadas en labores irrelevantes, en tareas no alineadas con la Misión y Visión de la empresa y por ende, es pérdida de esfuerzos, tiempo y dinero.

La palabra Entropía proviene del griego “entrope” que significa transformación. Desde el punto de vista de la Administración, es una tendencia natural a caer en un estado de desorden donde el sistema tiende a consumirse y morir. Afortunadamente en el 1948 Claude Shannon introdujo el concepto de entropía en su teoría de la comunicación o de la información, acuñando una nueva interpretación del término: “número que mide la incertidumbre de un mensaje”, siendo éste inversamente proporcional a la veracidad de la información transmitida; es decir, la entropía es nula cuando la certeza de la información es absoluta.

Mi querido lector, tanto en la Física como en la Administración, el término entropía es sinónimo de desorden y desorganización. Aunque usted no lo crea, la entropía es uno de los principales retos que tiene el nivel Gerencial.

Todo esto está muy bien, pero ¿Cómo prevenirla, cómo combatirla y derrotarla? Creo que la respuesta está en manos del eterno aliado del nivel Gerencial, conocido como el Control (Controller).

¡Atención!: Entra en escena un nuevo actor y junto con él, surge la pregunta de todos los tiempos: ¿Qué entendemos por Control? Para algunos, es sinónimo de alergia y terror, para otros es el apellido de policía y para el profesional, es el gladiador que combatirá y derrotará la entropía, es la espada y el escudo para combatir el Caos, es la herramienta para la mejora continua, para agregar valor, para facilitar la delegación y trabajo en equipo, para proteger los bienes de la Organización, para garantizar la cristalización de la Planificación, para garantizar el flujo de información, para garantizar el bienestar de un cuerpo llamado empresa, en definitiva, su definición depende de quien la haga. Sí depende de la madurez y el nivel profesional que se tenga, no sólo para su definición sino, sobretodo, para su aceptación y aplicación.

Excelente, pero: ¿De qué está hecho ese aliado?. Bien, la información, la dirección y el análisis son los ingredientes esenciales de todo Control. Digo esenciales ya que depende de éstos, la calidad del Control a obtener, y así podemos afirmar qué, el nivel y la calidad del Control es directamente proporcional al nivel y calidad de sus ingredientes.

Es una falacia hablar de un buen control, cuando uno de sus ingredientes está rodeado de un manto de incertidumbre y de poca credibilidad. A manera de ejemplo podemos afirmar que, aun cuando se tenga la información con calidad y se tenga una adecuada dirección, pero con poco análisis creativo, el control que se tendrá será medianamente aceptable.

Mi querido amigo, sin lugar a dudas, es responsabilidad del Gerente crear un ambiente que permita que el Control se lleve a cabo, esto significa que busca y acepta consejos y ensancha el personal de control hasta su máxima capacidad.

Si no lo has hecho todavía anímate, inténtalo y te aseguro que harás dos grandes hallazgos: Con el primero, tomarás conciencia si sufres o no de miopía y podrás, a ciencia cierta, tener una idea de la magnitud de entropía en la que estás inmerso. Con el segundo, de ser necesario, encontrarás tu solución oftalmológica, sí encontrarás los lentes adecuados para dejar de ver el árbol y comenzar a ver el bosque y con él, podrás establecer tus estrategias para combatir y minimizar la entropía que te rodea. Tanto la Empresa como tu equipo de trabajo cuentan contigo. Recuerda, allá en el pasado, desde el mismo inicio de lo que hoy conocemos como Administración, muchos expertos y autoridades en la materia han mencionado, y seguirán mencionando en forma directa e indirectamente, el término Control. No lo deje sólo en los libros de texto, en la teoría. No lo confunda, no lo diluya y verá que en él encontrará el escudo, los anteojos, el radar y el bastón para caminar por el sendero de la Excelencia.

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