«Gestión de proyectos: pmi y pmbok (*)»

«La gestión de proyectos reduce los costos del mismo porque aumenta la eficiencia, mitiga los riesgos y optimiza los recursos. Incluso con el costo añadido de invertir en un gerente de proyecto, las organizaciones ganan mucho más.

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Desde tiempo inmemorial se han ejecutado proyectos más o menos ambiciosos para satisfacer necesidades y sobrepasar las expectativas. Cada uno va dejando un legado para el siguiente.

Los proyectos pueden ser sencillos o complejísimos; éstos piden aplicar la GP y procesar lo denominado «big data» para llegar a conclusiones que permitan concebir, adoptar e implementar decisiones para conseguir las metas y el objetivo con base en la información de gran valor proveniente de los datos.

La GP también ha evolucionado: en publicaciones anteriores se trató del Diagrama de GANTT, del CPM y de la PRET (metodologías obsoletas para varios); ahora, partiendo de su legado, pasemos al PMI y PMBOK.

PMI son las siglas de Project Management Institute (Instituto de GP), una organización profesional sin fin de lucro para gestores de proyectos y programas.

El PMI empezó en 1969, tiene más de 2,9 millones de miembros en el mundo y se dedica a la recopilación y desarrollo del saber para gestionar (dirigir) proyectos; su propósito principal es promover la ciencia y la profesión de la GP de manera consciente, práctica y proactiva a fin de que las organizaciones valoren, adopten y utilicen su metodología y le atribuyan el éxito; otorga las certificaciones CAPM (Certificate Associate in Project Management) y PMP (Project Management Professional) que garantizan que la persona está formada y cualificada para gestionar proyectos, y supervisa la documentación del Cuerpo de Conocimiento de la Gestión de Proyectos: PMBOK (Project Management Body of Knowledge), la guía de los fundamentos para la dirección de proyectos que se publica y entra en vigor periódicamente conteniendo el conocimiento probado y los basamentos de la GP, las decenas de procesos que hay y reúne las prácticas avanzadas aplicadas ampliamente por profesionales dedicados a este quehacer y que se reconocen internacionalmente como buenas (eficientes y eficaces) con las nuevas tendencias emergentes -con un uso más limitado, sin fijar límites- de la GP que son ampliamente recomendadas para el tiempo venidero.

Actualmente, la mayor parte de metodologías de GP se basan en el PMBOK que no es una metodología, pero su contenido es conocido como las metodologías del PMI, habiéndose convertido en una norma norteamericana muy reconocida en este campo y forma parte del conjunto de normas de la American National Standard con la denominación ANSI/PMI 99-001-2021 que es adoptada por muchos porque alberga el saber aplicable para desarrollar profesionalmente esta ciencia.

El PMI define un proyecto como el emprendimiento que se lleva a cabo para crear y proveer un producto (un resultado, bien o servicio) mediante un proceso constituido por actividades diferentes que se ejecutan secuencialmente, con una duración determinada (es temporal: tiene un comienzo y un fin) y que tiene un objetivo (propósito) concreto.

La metodología del PMI parte de considerar a los procesos como una serie de actividades de GP que se agrupan en un conjunto de áreas de conocimiento y grupos de tareas que -a partir de una o más entradas- producen una o más salidas por medio de la aplicación de herramientas y técnicas apropiadas.

Según el PMI y en función de diferentes factores, un proyecto puede constar de una sola fase o de más fases, distinguiéndose hasta cinco: inicio, planificación, ejecución, monitoreo/control, y cierre.

La GP es importante y consiste en aplicar: 1- el saber correspondiente y disponible (por medio de una serie de áreas identificadas por sus requisitos de conocimiento y que se describen en función de los procesos que contienen); y 2- las técnicas, herramientas y habilidades a las tareas de los proyectos (asociaciones lógicas de ejecuciones necesarias para conseguir su propósito) a fin de aumentar las probabilidades de lograr tal objetivo mediante la adaptación, aplicación e integración de los procesos adecuados para ejecutarlos de manera eficiente y eficaz -optimizando el aseguramiento y la utilización de los recursos necesarios, equilibrando las restricciones- con la finalidad de satisfacer a tiempo y exitosamente las necesidades y expectativas de las partes implicadas.

Para alcanzar lo buscado debe haber la articulación de los procesos necesarios para combinarlos y orquestar el desarrollo imprescindible que garantice la sola realización del trabajo requerido para la ejecución y culminación exitosa del proyecto, asegurando el cumplimiento de los requisitos de calidad, cumpliendo el cronograma establecido para conseguir la finalización a tiempo dentro del coste del presupuesto estimado para la inversión necesaria, evitando gastos y controlando los forzosos que puedan presentarse.

Para encaminar todo se han de determinar, adquirir, asignar y gestionar los recursos necesarios (gnosológicos, instrumentales, financieros, personales y organizacionales que pueden influir favorablemente) para la actuación, buscando optimizar su rendimiento, incluyendo los de las comunicaciones que han de garantizar que la información del proyecto sea recopilada, adecuada, almacenada, distribuida, entendida y aplicada de manera apropiada, dando la retroalimentación (feed-back) imprescindible, puesto que la ejecución debe hacerse conforme al plan diseñado, lo que pide hacer el seguimiento del progreso -(monitoreando y controlando: funciones primordiales de la GP)- para que la realización sea la ideal en aras de finalizar exitosamente.

Los riesgos probables que pueden afectar la consecución del objetivo han de ser enunciados para poder gestionarlos, teniendo preparadas las respuestas, incluyendo a las personas y/u organizaciones que puedan verse afectadas con la ejecución.

Las prácticas metodológicas del PMI existentes en el PMBOK sirven para gestionar proyectos: 1- predictivos (en cascada: en los que se realiza una planificación inicial muy amplia ya que se conoce con mucho detalle el proyecto, el trabajo necesario, sus fases, resultados intermedios y finales, etc); y 2- ágiles (en los que no se comprende inicialmente todo el alcance del proyecto por estar sujeto a muchos cambios durante su ejecución) como los proyectos de big data que son novedosos y complejísimos. En el PMBOK están los procesos adecuados a integrar, adaptar y gestionar adecuadamente para conseguir sus resultados y propósito.

La finalidad principal del PMBOK es ayudar a identificar el subconjunto de fundamentos de la GP, existiendo amplio consenso sobre su valor y utilidad como marco referencial formal para aumentar las posibilidades de éxito, dejando en manos del equipo de GP la responsabilidad de determinar lo que es apropiado de ser adoptado y adaptado a cada caso y contexto determinado con la finalidad de minimizar el riesgo de que un proyecto no alcance sus metas y objetivo.

El PMBOK es paralelo con otras propuestas de GP, como la de la APM (Association for Project Management) y Prince (en Reino Unido), pero está posicionado internacionalmente como estándar de la GP.

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Los invitamos a sintonizar de lunes a viernes a la 1.30 PM el microprograma «Gerencia en Acción” por Max 92.2 FM o por www.maxfm929.com

(*) un collage de lo mucho que se ha escrito acerca de éstos

Professionals Consulting VD S.A Database Management Company en Caracas

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