La comunicación interna en las organizaciones

Todas las empresas u organizaciones nacen con diferente estructura dependiendo, fundamentalmente, del número de sus integrantes y de las funciones u objetivos para los cuales se crean. De allí que las organizaciones presentan distintos niveles jerárquicos en su estructura. No obstante, en casi todas las pequeñas, medianas y grandes empresas se pueden encontrar tres niveles jerárquicos, identificables con las funciones que cumplen las personas en cada uno de ellos; estos niveles son: a) Nivel Operativo, b) Nivel de Supervisión, c) Nivel Ejecutivo.

a) El nivel operativo, está constituido por las personas cuya responsabilidad o función está vinculada con la realización de diferentes trabajos de tipo terminal o circunscritos a un área, casi siempre especializada. En este nivel las personas, por lo general, cumplen tareas. La comunicación predominante desde el punto de vista funcional-empresarial es la vertical descendente, la cual se pone de manifiesto en forma de órdenes, circulares, boletines, instructivos, entre otros.
La comunicación vertical ascendente es escasa y se presenta a manera de quejas y, eventualmente, como sugerencias a través del llamado sistema de «buzón». La comunicación horizontal es, en su gran mayoría, de tipo informal teniendo que ver frecuentemente con eventos socio-culturales, deportivos, gremiales, sindicales, entre otros.

b) Nivel de Supervisión, llamado por algunos autores nivel departamental y por otros gerencia media. En él se ubican las personas cuya función principal es la coordinación y supervisión del trabajo de los grupos de empleados. En este nivel se cumplen objetivos y hay primacía de la comunicación vertical ascendente; con abundancia y variedad de informes de diferentes tipos (técnicos, breves, medianos, extensos), reportes, recomendaciones, actas, entre otros. La comunicación vertical descendente está determinada en la mayoría de los casos por la traducción de distintos tipos de mensaje de alta gerencia. Las comunicaciones horizontales tiene un valor más cercano al intercambio de experiencias, ideas, puntos de vista e informaciones que al mero acontecer socio-cultural, deportivo o familiar.

c) Nivel Ejecutivo, también conocido como nivel gerencial o nivel directivo. Las funciones de las personas aquí ubicadas, son múltiples y de la mayor responsabilidad siendo lo más importante la misión que, como conductores de grupo, deben cumplir. Aún cuando se supone un mayor cúmulo de comunicaciones en sentido vertical descendente debe tenderse, a este nivel, un equilibrio en todos los sentidos de las comunicaciones; de esta manera, el dirigente estará en mejores condiciones para tomar decisiones y orientar la acción del grupo con mayores posibilidades de acierto y de beneficios para las personas y para la empresa.

De acuerdo con lo señalado, se puede destacar la importancia de la comunicación interna en las organizaciones; ellas tienen que ver con la dirección que sigue el mensaje. Se resumen en: i) Vertical descendente, basada en la autoridad de los superiores sobre lo que deben hacer los trabajadores de menor nivel. ii) Vertical ascendente, basada en la doble urgencia que todo humano siente de expresarse y de la necesidad de que el jefe obtenga información sobre los intereses y labores del empleado. iii) Horizontal o de coordinación, basada en la necesidad de transferir e intercambiar, dentro de un mismo nivel jerárquico, informaciones que interesan fundamentalmente al propio nivel.

Sobre este aspecto se ha dicho mucho y las clasificaciones difieren de un autor a otro. Sin embargo, en toda empresa, quien tenga la responsabilidad de dirigir personal debe tener presente que los aspectos antes señalados son indispensables en el proceso de trasmitir información al resto de los empleados; de esta manera, se podrá lograr una comunicación efectiva con los trabajadores y, como consecuencia, una mejor coordinación en las operaciones de la misma. La coordinación se logra a través de la comunicación, la cual mantiene a todo el personal unido en el logro de los propósitos comunes. En este sentido, es fundamental la formación de equipos de trabajo para que los mismos sean cooperativos, logrando que los integrantes de la organización o empresa mantengan una eficaz comunicación en todos los niveles. Es bueno ser individualmente brillante y tener fuertes capacidades personales, pero se es más efectivo cuando comunicamos eficazmente las ideas a otras personas y se potencia recíprocamente las habilidades de cada una. Siempre existirán situaciones para las cuales no estamos preparados y que otras personas pueden enfrentar mejor, entonces, cuando dejemos de competir contra un rival y comencemos a competir contra una situación, complementamos capacidades, compensamos defectos, potenciamos nuestros recursos y obtenemos mejores resultados!

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