PROYECTO (Parte II de VI): Ciclo de Vida

Este es el segundo de una colección de seis artículos donde, en forma muy simplista y resumiendo al máximo, se pretende explicar en forma generalizada, la secuencia de eventos más resaltantes, que van desde el inicio hasta el post mortem de cualquier Proyecto. Si quieren profundizar, es mucha la literatura asociada a la Gerencia de Proyectos, con especial énfasis, en el PMBOK (Project Management Body of Knowledge, con 42 procesos y 9 disciplinas) del Project Management Institute.

Ciclo de vida:

Todo Proyecto, sin importar que tan grande o pequeño, que tan sencillo o complejo éste sea, todos sin excepción pasan a través de cuatro fases genéricas, digo genéricas ya que dependiendo de su tamaño, complejidad e importancia estratégica, estas fases pueden subdividirse en subfases (subconjuntos lógicos de actividades), hasta el punto (en el caso de Mega-Proyectos) que cada fase pudiera manejarse a su vez, como un Proyecto.

De esta forma, la gestión total de un Proyecto exhibe un Ciclo de Vida pronosticable, generalmente se dice que un Proyecto “nace” cuando el o los patrocinadores (“stakeholders” término inglés utilizado y acuñado por primera vez por R. E. Freeman en su interesante obra: “Strategic Management: A Stakeholder Approach”, (Pitman, 1984)) aceptan la responsabilidad del problema y deciden resolverlo a través de la ejecución de un Proyecto, pero ¿cómo convencer al patrocinador o patrocinadores?, interesante. La respuesta la encontramos en la formulación y evaluación del Proyecto y con ellas definimos la primera fase de su Ciclo de Vida, compuesta por todas aquellas actividades que van desde que se concibe la primera idea hasta que, de los diferentes estudios, antecedentes históricos y análisis, se desprende la evaluación técnica, económica y financiera que permitirán tomar una decisión final en cuanto a la ejecución o no de la inversión y por ende, la implantación o no del Proyecto.

Y así, tras poner sobre la mesa el problema, la Planificación Estratégica, el estudio de factibilidad técnica, el estudio de factibilidad económica-financiera y el primer borrador de la ficha del Proyecto (partida de nacimiento, en ella se plasman: el o los objetivos, el alcance, las áreas involucradas (estructura matricial), los clientes, los proyectos relacionados, la planificación detallada de las actividades y la inversión en el tiempo (con sus correspondientes cronogramas), las premisas y/o restricciones, los productos esperados, el análisis del entorno y se le anexa la factibilidad técnica y económica “Caso de Negocio”), el patrocinante o patrocinadores analizarán y tomarán la decisión de la implantación o no del Proyecto.

Habiendo superado la primera fase (fase de definición y aprobación), se da inicio al Proyecto y con él, entramos en la segunda fase (fase de inicio), conformada por todas aquellas actividades que permite oficializar el inicio del Proyecto.

Generalmente, se prepara una reunión donde estarán presentes todos los involucrados. El Gerente del Proyecto se abocará a la tarea de realizar un compendio de los papeles de trabajo, la Ficha del Proyecto y todos los soportes asociados, así como también las minutas de reunión obtenidas en la fase anterior, de tal manera de recordar los puntos de vista de cada área que conforman el equipo de trabajo (estructura matricial) sin olvidar, las opiniones del o los Clientes y el o los patrocinadores del Proyecto. Y así, haciendo uso del Sistema de Comunicación interna de la Empresa, se informará a todo el colectivo (todos los empleados de la Empresa), el inicio del Proyecto y con él se informarán, los Objetivos, el Alcance y los productos a obtener una vez finalizado éste, de esta forma, se da fin a la segunda fase del Ciclo de Vida.

Bien, habiendo cumplido con las dos primeras fases, entramos de lleno en la tercera, estando ésta conformada por todas y cada una de las actividades previstas en la Planificación de Detalle, estudiada, analizada, diseñada, propuesta y aprobada en la primera fase del Ciclo de Vida del Proyecto. Sí, estamos hablando de todas aquellas actividades que se desprenden de la estructura matricial propuesta y aprobada en la primera fase del Ciclo. Esta fase, también llamada “la fase de ejecución” es la fase más larga y es la que amerita, mayor dedicación por parte del Gerente de Proyecto y la unidad de Control. En esta fase es cuando se desarrolla la ingeniería completa, es cuando se concretan los planes de compras, se aborda la construcción, el acople y montaje de los equipos; en fin, es cuando cristalizan todos los planes de desarrollo.

Después de la tormenta, llega la calma y así llegamos a la última fase, la fase de culminación y entrega del Proyecto al Cliente (fase de cierre). Finalmente llagamos al fin, pero cuidado, esta fase generalmente es engañosa y crítica; requiere ser planificada y coordinada acuciosamente, necesariamente deben estar involucradas todas las áreas del Proyecto. Lógicamente, el Cliente no recibirá algo que no funcione o que funcione a medias, o con errores. Todos los equipos fueron instalados y probados, pero lo que se está entregando no es un equipo, es el Proyecto, lo que significa que necesariamente todos los equipos deben estar sincronizados y puestos a punto, donde los posibles riesgos deben estar analizados y documentados. El Cliente recibirá el Proyecto, para su puesta en producción, pero con él, espera recibir toda la documentación asociada a la operación, mantenimiento y riesgos del Proyecto.

Finalmente, un proceso completo de gestión del Ciclo de Vida de un Proyecto, es el nexo esencial de la trama, que garantiza la correcta implantación de la Planificación Estratégica.

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Nota: Próximo artículo: PROYECTO (parte III de VI): fase definición.

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