PROYECTO (parte IV de VI): fase inicio

Este es el cuarto de una colección de seis artículos donde en forma muy simplista y resumiendo al máximo, se pretende explicar en forma generalizada, la secuencia de eventos, más resaltantes, que van desde el inicio hasta el post mortem de cualquier Proyecto. Si quieren profundizar, es mucha la literatura asociada a la Gerencia de Proyectos, con especial énfasis, en el PMBOK (Project Management Body of Knowledge, con 42 procesos y 9 disciplinas) del Project Management Institute.

Fase Inicio:

Esta es la fase más corta del Ciclo de Vida de un Proyecto, consiste básicamente en una reunión donde estarán presentes todos los involucrados, que en forma directa y/o indirecta están relacionados con el Proyecto que inicia.

Por ser la más corta no necesariamente indica que es la menos importante. Todas las fases del Ciclo de Vida de un Proyecto son importantes y cruciales para el bienestar del Proyecto y por ende de la Organización.

En vista que ésta permitirá agrupar un número, considerablemente importante, de áreas (el Gerente del Proyecto, basándose en la estructura Matricial del Proyecto que dirige, reunirá en una sala como mínimo, a todos los Líderes de área de su Proyecto (a manera de ejemplo: Legal, Finanzas, Compras, Ingeniería, Operaciones) e invitará como mínimo a un representante de la Gerencia de Planificación Estratégica y al patrocinador o patrocinadores), debemos tener sumo cuidado en los detalles y allí la importancia de analizar y elaborar una estrategia acorde con la importancia del Proyecto y su impacto en la Organización.

El Gerente del Proyecto, se abocará a la tarea de realizar un compendio de los papeles de trabajo. La ficha del Proyecto y todos los soportes asociados, así como también las minutas de reunión obtenidas en la fase definición, de tal manera de recordar los puntos de vista de cada integrante (Líder de área) del equipo de trabajo sin olvidar, las opiniones del o los Clientes y el o los patrocinadores del Proyecto.

Bien, ahora nos toca elaborar la agenda, ésta deberá permitir un vuelo rasante a través de todo el Ciclo de Vida del Proyecto, con especial énfasis en todos los riegos señalados en la Ficha, sin olvidar dedicarle un tiempo prudencial al carburante de toda esta maquinaria (Proyecto), el aspecto financiero de éste.

Como punto previo a la finalización de la reunión, se resaltarán los beneficios a lograr y se culminará con señalar el aporte del Proyecto a la Planificación Estratégica de la Empresa.

Todo parece sencillo, basta con recopilar los históricos y listo, vamos a la reunión, pues déjeme decirle mi querido Gerente de Proyecto, la cosa no es tan simple como parece, esta reunión es de una importancia única, en ella estarán presentes los dueños del conocimiento técnico (Líderes de área), los que dieron el origen y justificaron su necesidad (Planificación Estratégica), estará presente el o los patrocinadores del Proyecto y probablemente se presenten algunos Gerentes funcionales, por lo tanto, usted no se puede dar el lujo de mostrar lagunas, de mostrar desorganización, debe necesariamente mostrar dominio en la totalidad del Proyecto, debe mostrar cualidades de liderazgo y dominio sobre las interrelaciones entre las diferentes áreas de competencia, señale y muestre las estrategias a seguir, en el caso que se cristalice un riesgo.

Debe mostrar dominio sobre todo el Ciclo de Vida del Proyecto y por lo tanto no desestime esta fase ya que con ella ganará el respeto de parte del equipo de trabajo y sus supervisores, de lo contrario, marcará el inicio del desorden y la anarquía y por efecto dominó, le espera el fracaso.

Animo, levante la cara, quítele el polvo al escudo y la espada, tome las riendas, usted es quien ve el bosque, y por lo tanto visualiza el TODO, el nerviosismo dura los primeros cinco minutos, una vez finalizados, haga el despliegue de conocimiento y dominio integral, muestre sus dotes de liderazgo y coordinación y así justificará, a plenitud, el por qué es usted y no otro, el Gerente de Proyecto.

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Nota: próximo artículo, PROYECTO (parte V de VI):

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