Alternativas ofimáticas

El desarrollo de software ha agilizado las labores en la oficina, la redacción, envío y recepción de documentos, el diseño y desarrollo de presentaciones, el apoyo a la contabilidad y a las finanzas mediante hojas de cálculo, y otras funciones más en el procesamiento de la información en el área administrativa de las empresas en general, a su vez, todo esto hace necesario contar con un software básico para estas tareas.

En términos generales, el 90 % de los computadores personales tiene instalado el paquete de ofimática MS Office de Microsoft, el software incluye programas para crear y editar hojas de cálculo, presentaciones, documentos escritos y bases de datos, y entre las características más resaltantes se cuenta con la amigabilidad del software, integración de las aplicaciones, interfaz intuitiva y su popularidad, lo que permite la posibilidad de abrir y editar los documentos en casi cualquier equipo de computación.

Otra característica para tomar en cuenta es el costo de la licencia, dado que las últimas versiones de MS Office cuestan cerca de 600 dólares con lo que se obtiene el derecho a utilizar el software en un equipo de computación específico. Cuando la inversión se realiza para un solo equipo, puede que la persona esté dispuesta a superar esta barrera, pero cuando la inversión la efectúa una empresa con mayor cantidad de computadores el monto aumenta considerablemente.

Esta situación trae como consecuencia negativa el estímulo de la copia ilegal, tan sólo en el año 2002 las pérdidas para las casas productoras afiliadas a la BSA (Business Software Alliance) superaron los 81.000 millones de bolívares

La empresa y el empresario enfrentan riesgos como multas considerables, sentencia de prisión, falta de acceso a soporte técnico y a actualizaciones legales.

Mas sin embargo existen otras alternativas que merecen ser consideradas, por un lado el uso de software de ofimática más económico, entre estas opciones se encuentra Corel WordPerfect Office, con un costo alrededor de los 300 $ por la versión en caja, y de 239 $ por la versión para bajar de internet, es una aplicación avanzada y a la altura. Por su parte IBM comercializa el software Lotus Smartsuite, igualmente compatible con documentos de MS Office y otros programas, estas aplicaciones pueden trabajar en ambientes Windows 95/98, Windows NT, Windows 2000 y Windows Xp.

Sun Microsystems, tiene a disposición una versión comercial, StarOffice con un costo al detal de 80$ y para pequeñas y medianas compañías un costo de 1.500$ que incluye hasta 25 licencias, ofrece muchas funciones comparables con los otros programas de ofimática, como corrector ortográfico, imágenes prediseñadas, una interfaz amigable, un procesador de palabras, hoja de cálculo, editor de presentaciones, dibujo y un manejador de bases de datos.

Además de StarOffice se cuenta con alternativas libres, EasyOffice, es un conjunto de aplicaciones que se puede bajar de Internet, esta versión incluye un procesador de TEXTo, hoja de cálculo, un editor de notas, un programa para la compresión/descompresión de archivos y una calculadora, entre otros. La licencia es libre para uso personal, pero si se requiere un uso comercial o aplicaciones adicionales, es necesario adquirir un número de identificación vía Internet, o en su defecto solicitar un Cd-Rom con la versión premium, el costo de una licencia sencilla está alrededor de los 30 $, y la licencia junto con el Cd-Rom se puede adquirir por 80 $ aproximadamente.

La versión libre de Sun Microsystems es OpenOffice, está disponible para los sistemas operativos Windows y Linux. OpenOffice sigue la filosofía de software libre, esto significa que su programación, diseño, lenguaje, mercadeo y recursos financieros, provienen de la contribución de distintas fuentes, ofrece un manejador de TEXTo, diseño de presentaciones, hoja de cálculo y editor de dibujos y gráficos, es amigable y fácil de instalar, ocupa tan sólo 150Mb en el disco duro y provee de las herramientas básicas para el uso en la oficina, estudios o el hogar.

El hecho de cambiar los programas de ofimática habituales por otros programas disponibles, trae consecuencias a considerar como por ejemplo la resistencia al cambio en los usuarios, y la completa compatibilidad con otros paquetes. Si bien es cierto que permiten leer y guardar archivos con formatos de MS Office, existen variaciones en la visualización al pasar de un programa al otro. Esto ocurre en los casos en que el documento está muy cargado con gráficas, cuadros o imágenes.

No se trata de cambiar las aplicaciones instaladas por otras aplicaciones libres, lo que se persigue es plantear alternativas de solución a una problemática como lo es el uso ilegal de software y las implicaciones que esto conlleva. Si la adquisición de licencias para el uso del paquete en todas las computadoras de una empresa, implica costos fuera de presupuesto, se puede acudir a los programas de ofimática de software libre, trabajan de una forma similar, y ofrecen un resultado de calidad.

Como referencia la redacción y edición de este artículo fue realizada en parte en OpenOffice 1.1.4 y en parte en EasyWord 8.01. En la práctica, estos paquetes ofrecen las funciones básicas que se pueden esperar en otros programas de la misma categoría, no se incurre en gastos mayores y en el trabajo final se puede obtener una calidad comparable con otros programas de ofimática en el mercado.

Se puede acceder a estos programas y sus principales características a través de los siguientes enlaces
EasyOffice http://www.e-press.com/
Word Perfect Office http://www.corel.com/
OpenOffice http://es.openoffice.org/
StarOffice http://www.sun.com/software/star/staroffice/index.xml
Koffice http://www.koffice.org/
Microsoft  http://www.microsoft.com/venezuela/softwarelegal/

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