Diez pasos para la selección de software, una guía rápida para pequeñas y mediana empresas

Kayla Lewis – Las aguas del mar ERP son amplias y vastas y navegarlas no es fácil. La gran cantidad de vendedores de software que apuntan al mercado medio, tratan de deslumbrar a sus posibles clientes con demostraciones espectaculares y promesas tentadoras de navegación tranquila en el mar de la implementación.

Los siguientes 10 pasos proveen las bases de un proceso de selección efectivo:

Lista de verificación (Check List)

¿Qué hacer?
1 Articule sus metas de negocios con el nuevo software.
2 Asegure la participación de todos los involucrados, especialmente el equipo gerencial, los usuarios finales, las gerencias de IT y de finanzas. Deben involucrarse en todo el proceso
3 Registre los procesos de negocios actuales. Destaque los problemas o limitaciones.
4 Determine cuáles de esos procesos de negocios pueden mejorarse.
5 Defina y dé prioridad sus requerimientos para el nuevo software. Tenga presente las metas que definió previamente.
6 Identifique las opciones de software disponibles.
7 Achique la lista larga de potenciales soluciones de software a una lista corta con 5 a 8 soluciones, comparando cada una contra sus requerimientos y prioridades.
8 Observe demostraciones, presentaciones, versiones de prueba y materiales de capacitación. Evalúe cada producto de la lista corta contra sus metas y requerimientos.
9 Busque referencias. Converse con otras empresas similares a su organización en tamaño e industria de actuación.
10 Considere los costos iniciales y los costos de periódicos; evalúe al vendedor detrás del producto. Recuerde que convivirán por muchos años.

La clave del éxito: Identificar las opciones de software disponibles

Con frecuencia, este paso es acortado por el usuario, pero es uno de los más críticos. Para encontrar la solución óptima, y tomar una decisión confiable, debe considerar la mayor cantidad de opciones posibles. Con tantas soluciones disponibles, para el comprador de software es una tentación considerar solamente a los líderes de la industria o las primeras opciones que aparecen en los esfuerzos de búsqueda. Este atajo a menudo resulta en la pérdida de la solución ideal.

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La decisión de incorporar software de aplicación, además de constituir una inversión importante, es una decisión que perdurará por muchos años. Por lo tanto deben minimizarse todos los riesgos.

Sólo luego de identificar, evaluar y ponderar sus opciones, usted se encuentra en condiciones de entender las diferencias entre unos y otros y tomar una decisión consciente.

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