El mejoramiento de una actividad o proceso requiere el conocimiento profundo, completo e inequívoco del mismo. En este sentido E. Deming enfatizo que el pleno conocimiento del flujo de trabajo antes de intentar cualquier modificación  o arreglo es una condición insoslayable. De allí que la técnica del Proceso de Descubrimiento debe ser precisa, integral y escalable.

En este sentido, cualquier proyecto de mejoramiento debe reunir los siguientes criterios:

A) Debe ser importante para la gerencia

B) Se debe proveer ejemplos previos de proyectos exitosos

C) Los resultados positivos deben ser superiores a los Costos y los negativos deben ser mínimos.

Así mismo, la adopción de un proyecto de estas características requiere los siguientes pasos:

1)        El grupo debe identificar que eventos apropiados existen

2)        Debe determinarse que la data puede minarse con el propósito de producir  El Modelo del Proceso.

3)        Un “experto”  debe validar  el modelo y corroborar que es una adecuada representación de la realidad.

4)        El modelo debe producir confirmación de los eventos ya conocidos y por los nuevos eventos descubiertos.

5)          El modelo debe reflejar los resultados de los cambios en cualquier proceso de mejoramiento.

 

Análisis de Casos Previos     

Los resultados positivos reportados por el estudio de The Academic Medical Center (AMC) de Van Der  Aaist, 2009, explican la adopción de los pasos 1-3.

La AMC es una unidad de servicios para la salud. Localizada en Ámsterdam, Holanda, presta servicios a 26000 pacientes hospitalizados y unos 350000 como consultas medicas. AMC  provee un mismo día los servicios híbridos de cuidados a pacientes internos, llamado “DAY CARE” o cuidado diario, a más de 30000 pacientes al año.

El grupo de investigación  conformado por miembros de la Universidad Técnica de Eindhoven y empleados de AMC realizaron una exploración de la minería de procesos en la data de operaciones financieras de 627 pacientes tratados en la unidad de Oncología Ginecológica in 2005 a 2009.

El objetivo del estudio fue enfocarse sobre el control del flujo de trabajo, la estructura organizacional y los resultados obtenidos mediante la definición de los eventos y crear modelos de procesos de fácil comprensión y aplicación a grupos más grandes de pacientes.

El grupo de exploración pudo extraer modelos del proceso que fueron convalidados por los empleados del AMC y los cuales produjeron alternativas factibles que los empleados podrían usar para un amplio mejoramiento del proceso.

El resumen cuantitativo de este caso es el siguiente de 2297 casos, 20% fueron admitidos y 45 % fueron dados de alta. El 1% fueron inscritos por error, mientras que menos del 1% ha salido sin permiso o murieron. Además, se consiguió un código para la evaluación de las enfermeras en la data en 172 casos. 

Se reporta, sin embargo, que existe un lazo que reversa la frecuencia entre los pacientes que salen y los que van a la casa. Además, 4 de cada 5 de las actividades subordinadas a “admitidos”, hubo lazos de regreso a “admitidos”. Los lazos indican un claro caso de redundancia o reparación. Mientras no hubo ningún lazo de regreso a “Admisiones” desde “Admitidos a UCI”, hubo casos que transitaron de regreso a “admisiones” desde Telemetría u otras unidades como Psiquiatría, UCI,etc. Aunado, a lo anterior, el análisis del modelo muestra indicadores del performance o de resultados, tales como, el tiempo acumulado por arco. Es decir la suma de las duraciones de todos los casos que transitan a través del arco en el flujo del proceso y es un medio muy útil para ver donde un mejoramiento del proceso podría tener mayor efecto. Las Herramientas de la Minería de Procesos proveen vistas o estados tales como Mínimo, Máximo, Mediana y puede ser filtrado para eventos específicos, como tiempo y otros criterios.

Mejorando la Calidad

De acuerdo a las investigaciones y reportes técnicos, La minería de procesos permite y capacita a los esfuerzos de mejoramiento de la calidad a descubrir áreas de mejoramiento mas rápidamente y aplicar una perspectiva que históricamente no estaba disponible para los grupos de trabajo.

Según Loxton (2014), el impacto en la organización puede resumirse de la manera siguiente: 1. Se incrementa la habilidad para identificar eventos “extraños”, cuellos de Botellas, y retrasos en el flujo de trabajo y en tiempo real permite una respuesta más rápida de las intervenciones para el mejoramiento de la calidad. 2. Como una consecuencia de lo anterior se mejora la precisión de las intervenciones para el mejoramiento de la calidad 3. La visibilidad o descubrimiento de las desviaciones en las actividades del flujo de trabajo y sus secuencias, alerta a la organización de los riesgos, potenciales problemas y otras situaciones negativas.

El estudio indica que las técnicas de la Minería de Procesos pueden ser aplicadas al Sistema Salud y/o a escala para encontrar oportunidades de mejoramiento sin distorsionar las operaciones clínicas. Lo cual permite disponer de un mapa de ruta en cuanto a los procesos de mejora de la calidad. Para resumirlo podría decir que los mejores principios prácticos recomiendan lo siguiente: a) Usar las herramientas de la Minería de procesos para identificar los modelos de procesos a escala. b) Comparar los modelos de procesos para identificar oportunidades de Mejoras en los procesos c) Usar las técnicas minería para controlar y medir la implementación de los cambios y/o mejoras.

Resumiendo la minería de procesos permite a los negocios lograr los siguientes objetivos:

a)       Tener un proceso transparente. Es decir conocer profundamente su “modelo de negocios”.

b)      Tener como una placa de Rayos-X para revisar su proceso.

c)       En consecuencia se pueden reducir Costos y la Variación.

d)      Estar en control y saber que está ocurriendo en su negocio o empresa.

e)       Mejorar la calidad mediante la comparación de procesos más allá de aquellas actividades críticas para el mejoramiento del proceso.