Hay que prestarle mucha atención a la Gestión de Procesos

Recuerda que lo más importante respecto a cualquier empresa,
es que los resultados no están en el interior de sus paredes.
El resultado de un buen negocio es un cliente satisfecho.

Peter Drucker

Resumen

El avance tecnològico, la competitividad, los nuevos tòpicos gerenciales y todo lo concerniente a garantizar calidad y una buena productividad, obliga a la gerencia a estar atenta en todo lo concerniente a la gestiòn de procesos, aspecto que muchas Pymes han descuidado y ello las ha afectado en sus objetivos, participacion en pro de la conquista de nuevos mercados.

De aqui, la importancia de estar vigilante, atento en la manera como se han diseñado los procesos, sistemas productivos, como se ha con siderado todas las componentes que ello involucra.

Palabras claves

Productividad, funcionalidad, costos,metas,sistemas.

Notas bàsicas, consideraciones, importancia, fundamentos

Preocupa seriamente, que muchas empresas del país, especialmente las Pymes, que son un sector muy representativo en el sistema empresarial, han descuidado lo que representa la gestión de procesos, su relevancia en pro de alcanzar una productividad que garantice, calidad de sus productos, funcionalidad, costos y satisfacción al cliente.

La implantación de la gestión de procesos se ha revelado, como una de las herramientas de mejora de la gestión más efectivas para todos los tipos de organizaciones.

Cualquier actividad, o conjunto de actividades ligadas entre sí, que utiliza recursos y controles para transformar elementos de entrada (especificaciones, recursos, información, servicios,…) en resultados (otras informaciones, servicios,…), puede considerarse como un proceso.

Wikipedia, al referirse a la Gestion de procesos, comenta, que se llama Gestión o administración por procesos de negocio (Business Process Management o BPM en inglés), a la metodología corporativa cuyo objetivo es mejorar el desempeño (Eficiencia y Eficacia) de la Organización, a través de la gestión de los procesos de negocio, que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. El Modelo de Administración por Procesos se refiere, al cambio operacional de la empresa al migrar de una operación funcional a una operación de administrar por procesos.

BPM es por tanto, destaca Wikipedia, el entendimiento, visibilidad y control de los procesos de negocio de una organización. Un proceso de negocio representa una serie discreta de actividades o pasos de tareas que pueden incluir, personas, aplicativos, eventos de negocio y organizaciones. BPM se puede relacionar con otras disciplinas de mejora de procesos como Six Sigma, Calidad. Los procesos de negocio deberían estar documentados –actualizados- para ayudar a entender a la organización, qué están haciendo a través de su negocio. Durante la etapa de descubrimiento de procesos, todos se ponen relativamente de acuerdo de cómo los procesos actuales están definidos.

Por su parte, ‘jet.es’ indica, que la Gestión por Procesos es la forma de gestionar toda la organización basándose en los Procesos, entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre unaentrada para conseguir un resultado, y una salida que, a su vez, satisfaga los requerimientos del Cliente.

Agrega ademàs, un aspecto interesante de considerarse, como es que se habla realmente de proceso, si se cumple las siguientes caracteristicas o condiciones:

• Se pueden describir las entradas y las salidas.
• El Proceso cruza uno o varios lìmites organizativos funcionales.
• Una de las características significativas de los procesos, es que son capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la organización.
• Se requiere hablar de metas y fines, en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta «què», no al «còmo».
• El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la organización.
• El nombre asignado a cada proceso, debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo.

Nos indica Wikipedia, también se tome en cuenta que existen diversos motivos que mueven la gestión de los Procesos dentro de una organización, entre los cuales se encuentran:

• Extensión del programa institucional de calidad.
• Cumplimiento de legislaciones vigentes.
• Crear nuevos y mejores procesos (mejoramiento continuo).
• Entender qué se está haciendo bien o mal a través de la comprensión de los procesos.
• Documentar los procesos para la subcontratación y la definición del Service Level Agreement (SLA).
• Automatización y organización de los procesos.
• Crear y mantener la cadena de valor.

Definitivamente, comenta ‘google.es’, la gestión de procesos no va dirigida a la detección de errores en el servicio, sino que la forma de concebir cada proceso ha de permitir evaluar las desviaciones del mismo, con el fin de corregir sus tendencias antes de que se produzca un resultado defectuoso.

La gestión por procesos está dirigida a realizar procesos competitivos y capaces de reaccionar autónomamente a los cambios, mediante el control constante de la capacidad de cada proceso, la mejora continua, la flexibilidad estructural y la orientación de las actividades hacia la plena satisfacción del cliente y de sus necesidades. Es uno de los mecanismos más efectivos, para que la organización alcance unos altos niveles de eficiencia.

Se hace ènfasis en resaltar, que la gestión de procesos consiste en dotar a la organización de una estructura de carácter horizontal, siguiendo los procesos interfuncionales y con una clara visión de orientación al cliente final. Los procesos deben estar perfectamente definidos y documentados, señalando las responsabilidades de cada miembro, y deben tener un responsable y un equipo de personas asignado.

Conclusiòn

Cada vez màs dado a las caracteristicas de los actuales escenarios empresariales, en donde muchas empresas han perfeccionado su gestiòn, contando con buenos equipos, estructuras organizacionales funcionales, adecuadas a los cambios y requerimientos de los mercados, requiere estar plenamente identificadas con la gestiòn de procesos y sus mapas, tomar en cuenta la sugerencia, que la gestión de procesos consiste en dotar a la organización de una estructura de carácter horizontal, siguiendo los procesos interfuncionales y con una clara visión de orientación al cliente final.

Los procesos deben estar perfectamente definidos y documentados, señalando las responsabilidades de cada miembro, y deben tener un responsable y un equipo de personas asignado.

Tomar en cuenta ademàs, como lo indica ‘fomento.gob.es’, la relación de procesos clave deberá ser revisada y mejorada periódicamente. Y siempre que la organización cambie alguno de los procesos de la misma. En cada momento deberá asegurarse que los procesos clave son aquellos que más contribuyen a lograr la misión de la organización.

*Fuentes debidamente señaladas

Docente de Postgrado, Calidad y Productividad, FACES, UC. EXATEC.

Blog: www.carmorvane.com

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