Cuando un equipo de personas combina sus talentos y esfuerzos y los orienta a un objetivo común, forma organizaciones. Por eso, hablar de organización es hablar de gente, no una persona o personas aisladas, sino equipos de personas que combinan sus talentos y esfuerzos para alcanzar una meta común. La organización es experiencia, conocimiento y esfuerzo.
La mejor organización es la que funciona; por eso, sólo hay una mejor manera, en la que una empresa o institución puede organizarse, según un conjunto de atributos y referencias.
No hay una fórmula simple para diseñar una organización; no obstante, hay algunos elementos que, si bien son sencillos en esencia, no lo son a la hora de llevarlos a la práctica; por ejemplo, los conceptos básicos fundamentales de cada tipo de negocio y sus características de diferenciación, complementados con temas tales como minimizar el desperdicio y el gasto, mejorar la calidad, dar el mejor servicio a los clientes y tener conciencia social.
Un número cualquiera de personas enfrentadas a llevar a cabo una tarea compleja, deberá considerar dos aspectos: cómo dividir el trabajo y cómo coordinar sus esfuerzos, (Mintzberg). Por eso es, que la organización varía tanto de una empresa o institución a otra, en cuanto a sus atributos estructurales y tienen logros que van más allá de lo que se puede conseguir individualmente.
La estructura de una organización es el medio formal, a través del cual se coordinan las actividades de su fuerza de trabajo para lograr sus objetivos.
Una organización debería poder ser ajustada periódicamente, para mantenerse competitiva y eficiente frente a los estímulos del mercado. Por ejemplo, la cantidad de niveles en una organización es inversamente proporcional a su capacidad de respuesta. Se esperaría que, ante estímulos del mercado, sea capaz de volverse cada vez más plana y tener más posibilidades de responder rápidamente. Los bancos en Venezuela, hoy en día, son un ejemplo de organizaciones que necesitan aplanarse, (además de hacerse más livianos y flexibles).
Tradicionalmente, las organizaciones se orientaron a hacer bien su trabajo, reforzándose el concepto de eficiencia que fue mandatario en el diseño de nuestras organizaciones públicas y privadas. Con la educación creciente de los consumidores y los clientes y la evolución y sofisticación de los mercados, comenzó a tener valor el producto o servicio que una empresa o institución entregaba, así como su calidad, precio y oportunidad, dando pié al concepto de eficacia.
Eficacia y eficiencia. La especialización, la tecnología y la escala de operación contribuyen con ambas. La combinación de las dos es crítica para la supervivencia y el éxito de una organización. Hay que balancearlas de forma tal de no sacrificar una por la otra. No obstante, después de tantos años orientados a la eficiencia, creo que debería privilegiarse a la eficacia.
En esta etapa de cambio que vive el país, toda empresa o institución pública o privada debe estar en un proceso de revisión permanente de su organización. Esto significa, asegurarse de que su gente está distribuida y ubicada en el mejor sitio, de la mejor manera y con el perfil adecuado para enfrentarse a un ambiente cambiante o por lo menos inestable.
Los conceptos de organización que comparto en este resumen, son sólo un paseo superficial y limitado sobre temas que tratados en abstracto pueden no parecer relevantes; pero, que cuando se aplican a cada empresa, a cada caso en particular, muestran aspectos desconocidos sobre las potencialidades positivas y negativas de una organización.
Propongo que cada empresa o institución revise la forma en que está organizada, de forma tal de confirmar su situación actual o identificar trabajos, (mayores o menores), de reconstitución de su capacidad para continuar enfrentando el entorno.
¡¡¡CUIDADO!!!
Cuando en una organización hay grupos altamente cohesionados, (por ejemplo, comités de empleados o fracciones políticas), que enfrentan conjuntamente variedad de situaciones, se presenta un fenómeno que les hace perder la perspectiva y el grupo se coloca por encima de las personas, creándose el siguiente perfil:
• Ilusiones de invulnerabilidad. Sobrestiman la fortaleza del grupo y se sienten más allá de cualquier crítica o ataque.
• Ilusiones de unanimidad. Los miembros aceptan el consenso aun antes de haber discutido el tema, sin comprobar que cada uno realmente está de acuerdo. El silencio se toma como aprobación.
• Ilusiones de moralidad. Sienten que el grupo está por encima de cualquier crítica o reproche por parte de gente externa.
• Estereotipan al “enemigo” como estúpido, débil y malvado. No analizan en forma realista al competidor y sobresimplifican sus motivos y acciones.
• Autocensura de sus miembros. Los miembros evitan comunicar preocupaciones o temores a sus compañeros por temor a afectar el consenso y el status quo.
• Temor ante influencias externas. Algunos miembros se toman para sí la responsabilidad de asegurarse que el feed back negativo no alcance a sus compañeros, especialmente a aquellos más influyentes.
• Presión directa contra desviaciones. En el caso poco probable que aparezca en el grupo una línea de pensamiento de alerta o preocupación sobre algún tema, otros miembros rápidamente responden con presión para hacer que el potencial “alborotador” vuelva al carril.
* Presidente de la Firma de Consultores Gerenciales
NTN – Nueva Tecnología de Negocios
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