Reflexiones sobre Organización

Cuando un equipo de personas combina sus talentos y esfuerzos y los orienta a un objetivo común, forma organizaciones. Por eso, hablar de organización es hablar de gente, no una persona o personas aisladas, sino equipos de personas que combinan sus talentos y esfuerzos para alcanzar una meta común. La organización es experiencia, conocimiento y esfuerzo.

La mejor organización es la que funciona; por eso, sólo hay una mejor manera, en la que una empresa o institución puede organizarse, según un conjunto de atributos y referencias.

No hay una fórmula simple para diseñar una organización; no obstante, hay algunos elementos que, si bien son sencillos en esencia, no lo son a la hora de llevarlos a la práctica; por ejemplo, los conceptos básicos fundamentales de cada tipo de negocio y sus características de diferenciación, complementados con temas tales como minimizar el desperdicio y el gasto, mejorar la calidad, dar el mejor servicio a los clientes y tener conciencia social.

Un número cualquiera de personas enfrentadas a llevar a cabo una tarea compleja, deberá considerar dos aspectos: cómo dividir el trabajo y cómo coordinar sus esfuerzos, (Mintzberg). Por eso es, que la organización varía tanto de una empresa o institución a otra, en cuanto a sus atributos estructurales y tienen logros que van más allá de lo que se puede conseguir individualmente.

La estructura de una organización es el medio formal, a través del cual se coordinan las actividades de su fuerza de trabajo para lograr sus objetivos.

Una organización debería poder ser ajustada periódicamente, para mantenerse competitiva y eficiente frente a los estímulos del mercado. Por ejemplo, la cantidad de niveles en una organización es inversamente proporcional a su capacidad de respuesta. Se esperaría que, ante estímulos del mercado, sea capaz de volverse cada vez más plana y tener más posibilidades de responder rápidamente. Los bancos en Venezuela, hoy en día, son un ejemplo de organizaciones que necesitan aplanarse, (además de hacerse más livianos y flexibles).

Tradicionalmente, las organizaciones se orientaron a hacer bien su trabajo, reforzándose el concepto de eficiencia que fue mandatario en el diseño de nuestras organizaciones públicas y privadas. Con la educación creciente de los consumidores y los clientes y la evolución y sofisticación de los mercados, comenzó a tener valor el producto o servicio que una empresa o institución entregaba, así como su calidad, precio y oportunidad, dando pié al concepto de eficacia.

Eficacia y eficiencia. La especialización, la tecnología y la escala de operación contribuyen con ambas. La combinación de las dos es crítica para la supervivencia y el éxito de una organización. Hay que balancearlas de forma tal de no sacrificar una por la otra. No obstante, después de tantos años orientados a la eficiencia, creo que debería privilegiarse a la eficacia.

En esta etapa de cambio que vive el país, toda empresa o institución pública o privada debe estar en un proceso de revisión permanente de su organización. Esto significa, asegurarse de que su gente está distribuida y ubicada en el mejor sitio, de la mejor manera y con el perfil adecuado para enfrentarse a un ambiente cambiante o por lo menos inestable.

Los conceptos de organización que comparto en este resumen, son sólo un paseo superficial y limitado sobre temas que tratados en abstracto pueden no parecer relevantes; pero, que cuando se aplican a cada empresa, a cada caso en particular, muestran aspectos desconocidos sobre las potencialidades positivas y negativas de una organización.

Propongo que cada empresa o institución revise la forma en que está organizada, de forma tal de confirmar su situación actual o identificar trabajos, (mayores o menores), de reconstitución de su capacidad para continuar enfrentando el entorno.

¡¡¡CUIDADO!!!

Cuando en una organización hay grupos altamente cohesionados, (por ejemplo, comités de empleados o fracciones políticas), que enfrentan conjuntamente variedad de situaciones, se presenta un fenómeno que les hace perder la perspectiva y el grupo se coloca por encima de las personas, creándose el siguiente perfil:

Ilusiones de invulnerabilidad. Sobrestiman la fortaleza del grupo y se sienten más allá de cualquier crítica o ataque.

Ilusiones de unanimidad. Los miembros aceptan el consenso aun antes de haber discutido el tema, sin comprobar que cada uno realmente está de acuerdo. El silencio se toma como aprobación.

Ilusiones de moralidad. Sienten que el grupo está por encima de cualquier crítica o reproche por parte de gente externa.

Estereotipan al “enemigo” como estúpido, débil y malvado. No analizan en forma realista al competidor y sobresimplifican sus motivos y acciones.

Autocensura de sus miembros. Los miembros evitan comunicar preocupaciones o temores a sus compañeros por temor a afectar el consenso y el status quo.

Temor ante influencias externas. Algunos miembros se toman para sí la responsabilidad de asegurarse que el feed back negativo no alcance a sus compañeros, especialmente a aquellos más influyentes.

Presión directa contra desviaciones. En el caso poco probable que aparezca en el grupo una línea de pensamiento de alerta o preocupación sobre algún tema, otros miembros rápidamente responden con presión para hacer que el potencial “alborotador” vuelva al carril.

* Presidente de la Firma de Consultores Gerenciales
NTN – Nueva Tecnología de Negocios
Dirección-E: [email protected]
Página Web: www.ntn-consultores.com

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