¿Es Necesaria una Gerencia de Seguimiento y Control de Gestión?

Un momento mí estimado autor, con todo el respeto que usted se merece, estamos por empezar a leer un artículo de un tópico asociado al mundo de Supervisión y Gerencia y usted inicia hablando de Tabú y, como si fuera poco, lo asocia al Control.

Definitivamente, esto suena contradictorio, es más, ¿no se supone que una de las funciones del nivel Supervisorio-Gerencial es el Seguimiento y el Control?. Efectivamente, mí querido lector, usted está en lo cierto, pero déjeme decirle que el Tabú que está planteado en este artículo, no está asociado a las funciones del Supervisor o Gerente, está estrechamente relacionado a la inexistencia estructural organizativa, de una Gerencia de Seguimiento y Control de Gestión (Controller).

Sin la más mínima intención de caer en una discusión filosófica, este artículo pretende mostrar la necesidad de tener una Gerencia de Seguimiento y Control de Gestión dentro de la estructura organizativa de toda empresa.

Tal como se señaló en otro artículo, cuando hablamos de Control nos estamos refiriendo a una herramienta para la mejora continua, para agregar valor, para facilitar la delegación y trabajo en equipo, para proteger los bienes de la Organización, para garantizar la cristalización de la Planificación, para garantizar el flujo de información, para garantizar el bienestar de un cuerpo llamado empresa. Es sumamente fácil confundir el manejo de la información y proyección con Control; pues déjeme decirle que estos elementos, junto con un análisis detallado y la dirección, son los ingredientes esenciales para prevenir y éste, a su vez, es el punto fundamental del Control. Todo inicia con el Seguimiento (usando como punto de partida la planificación, se aboca a la obtención y análisis de la información sobre el desempeño de la gestión) y finaliza con el Control (en forma simplista corresponde a analizar, planificar, proyectar y finalmente tomar acciones sobre la base de la información entregada por el seguimiento); básicamente consiste en aislar, monitorear y proteger aquellos detalles, aquellos elementos que pudieran causar un mayor impacto en la consecución de la Planificación Estratégica. Estos elementos y/o detalles, por lo general, atraviesan en forma vertical, horizontal y diagonalmente un número considerable de Gerencias en la estructura organizativa de toda empresa y es precisamente aquí donde se resalta, tomando un rol protagónico y fundamental, una Gerencia de Seguimiento y Control de Gestión para cubrir las funciones de Controller.

Bien, para preparar las bases de esta discusión, creo conveniente hablar un poco sobre la fisiología humana y así, podemos afirmar en forma global y sumamente simplista, que el cuerpo humano está compuesto de 10 sistemas:

El sistema nervioso, el músculo-esquelético, el circulatorio, el respiratorio, el gastrointestinal, el tegumentario, el urinario, el reproductivo, el inmune, el endocrino. Evidentemente todos estos sistemas no están aislados; todos y cada uno de éstos afortunadamente, posee sistemas de control; sí mi querido amigo, el cuerpo humano tiene cientos y cientos de sistemas de control que, en forma directa e indirecta, están interrelacionados y todos con un sólo objetivo: “darle Vida al cuerpo que los contiene”. Excelente, imagínese por un instante un Hígado o un Páncreas sin sus sistemas de control, ¿Qué seria de ese cuerpo?

Disculpe, pero ¿por qué dedicarle tantas líneas a algo que es más que evidente? Mi querido lector, usted está nuevamente en lo cierto, lo que señalé en el párrafo anterior se cae de maduro; sí, es algo similar al hecho que, si tengo algún problema con la vista, no voy a ir a un gastroenterólogo, iré al oftalmólogo.

De esta forma, está claro que cada sistema, cada órgano tiene, como mínimo, un sistema de control; pero estos están lógicamente interrelacionados. ¿Quién monitorea y garantiza la armonía de estas interrelaciones? Me temo, que tenemos sistemas de control a mayor nivel, y si no, preguntémosles al cerebro cuáles son sus funciones.

Creo que es más que suficiente, y me disculpan los del mundo de la fisiología humana, pero ya basta de hablar (irónicamente), de algo tan “elemental” que todos “entendemos”; ya es hora de entrar en tema, sí hablemos de algo más difícil de aceptar y digerir, como lo es el Control de Gestión.

Todos sabemos que entre las funciones del Gerente, se encuentra la Planificación; pero la empresa tiene una Gerencia de Planificación, tanto es así que tiene Planificación Estratégica, Planificación Corporativa, Planificación de Detalle. Todo Gerente maneja presupuesto; pero la empresa tiene una Gerencia de Finanzas, que al igual que la Gerencia de Planificación, ésta tiene Presupuesto de Gastos Corrientes, Presupuesto de Inversión. Esto es elemental, todos lo entendemos; pero dentro de las funciones del Gerente, también encontramos el Control, ¡vaya!…, y ¿dónde está la Gerencia de Control? Cuidado, aparentemente no es necesaria ya que esa necesidad la cubre el Gerente, al ejercer sus funciones.

Interesante, ¿pero por qué no sucede lo mismo con la Planificación?, ¿qué sucede con Recursos Humanos?, ¿por qué se usa otra tijera para el presupuesto? Tanto la Gerencia de Planificación como la de Finanzas y Recursos Humanos, las justificamos por el hecho que abarcan toda la empresa, ¿por qué no aplicamos la misma lógica para el Control de Gestión?

Si hacemos uso de una pinza y con ella tomamos al azar una Gerencia, al colocarle la lupa, encontraremos que probablemente todo marcha “bien”, sí. Pero cuidado, esa gerencia no está aislada, es un órgano dentro de un cuerpo llamado empresa, ¿quién monitorea la interrelación entre Gerencias?, ¿quién está pendiente de los Programas (conjunto de proyectos)? Si solicitamos un status financiero para analizar la posible desviación presupuestaria, entre lo ejecutado y lo planificado, gustosamente la Gerencia de Finanzas dará un análisis claro y detallado de lo ocurrido; pero si requerimos un status físico de la Gestión para analizar la posible desviación entre lo ejecutado y lo planteado en la planificación Estratégica, ¿quién dará la explicación de lo ocurrido?, ¿el punto de vista que se tomará para la explicación a la Junta Directiva, de qué tan lejos ó tan cerca está la Empresa de lograr sus objetivos Corporativos, su Visión y Misión, será el punto de vista de Planificación, el de Finanzas, a lo mejor de Mercadeo o Recursos Humanos, quizás el de Ingeniería o tal vez Operaciones? Indiscutiblemente cada especialidad tendrá parte de la verdad, ¿quién ayudará a armar el rompecabezas?.

Manejar una empresa sin una Gerencia de Control es como tener, NO una empresa, más bien un archipiélago; es algo similar a manejar un aeropuerto sin un centro de Control Aéreo. Cada avión (Gerencia) tiene sus controles propios, pero ¿quién se encargará de dirigir y controlar todo el movimiento de aeronaves dentro del área de su jurisdicción (Empresa)?.

Creo conveniente retomar por un instante las funciones del Gerente. Recuerdo haber señalado el término Control y creo que es hora de colocar bien el acento.

El Control es uno de los elementos que integran las funciones Gerenciales y, es sin duda, uno de los que más contribuye a mejorar la gestión de la empresa; quizás es debido a esto, que se delega en cada Gerente la parte del Control y es precisamente aquí donde surge la confusión. OJO, ese Control está circunscrito a la Gerencia que cada Gerente dirige (sólo por simple curiosidad, ¿usted ha visto algún informe de Control de Gestión proveniente de alguno de sus Gerentes?).

Asumiendo que cada Gerente cumple con su función de Control, no cree usted que es necesario preguntarnos: ¿quién se encarga del Control de Gestión de la Empresa?, ¿el Presidente o la Junta Directiva?. Por favor mi estimado lector, evidentemente es necesaria la presencia, desde el punto de vista estructural, de una Gerencia de Control de Gestión, o acaso ¿usted lo duda?.

Tal como se señaló en un artículo anterior, allá en el pasado, desde el mismo inicio de lo que hoy conocemos como Administración, muchos expertos y autoridades en la materia han mencionado y seguirán mencionando, en forma directa e indirectamente, el término Control; no lo deje sólo en los libros de texto, en la teoría; no lo confunda, no lo diluya y verá que en él encontrará el escudo, los anteojos, el radar y el bastón para caminar por el sendero de la Excelencia y con ella el éxito, no sólo monetario, sino sobre todo profesional, moral y ético.

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