Planificación y su garante: el Seguimiento y Control de Gestión

Ese algo que llamamos Planificación, ¿de donde viene?, ¿cuándo nació?

Sin lugar a dudas, su origen se remonta con el mero nacimiento del pensamiento, allá a lo lejos, junto al origen del razonamiento en la misma línea de tiempo, la planificación nació formando parte del genoma humano. Para algunos esta afirmación es un tanto atrevida pero, les aseguro y solo a manera de ejemplo, que gracias al instinto de sobre vivencia, acorazada con una primitiva pero pujante planificación, el Neanderthal logró sobrevivir y realizar su rol protagónico en la cadena evolutiva de nuestra especie. Y así, lejos de cumplirse la ley del más fuerte, más bien se cumplió y se sigue cumpliendo la ley del mejor planificador.

Sin el don innato de la planificación, y lógicamente sin obviar su capacidad física, su astucia, inteligencia y el instinto de sobre vivencia, el Neanderthal ¿cómo pudo sobrevivir la última glaciación?, ¿cómo pudo atrapar a los grandes mamíferos árticos: el Mamut y el Rinoceronte lanudo?.

Lejos, pero muy lejos de ser sólo su físico, ¿no cree usted que es su inteligencia, su capacitad de planificación, el que le da al hombre moderno el control sobre su entorno?.

Evidentemente, en todo el sendero evolutivo de nuestra especie, la planificación ha jugado un papel preponderante y siempre ha caminado de la mano con el hombre. Hoy, gracias a los grandes avances de la ciencia y la tecnología y gracias a los procesos de mejora continua, podemos planificar con mayor efectividad, de hecho no hace mucho (2004), y solo como una muestra, podemos citar la incursión del hombre en el planeta Marte, sin la planificación ¿cómo el hombre pudo interactuar con los robots Spirit y Opportunity, como se logró tener fotografías y hacer un análisis físico y químico de su suelo?, creo definitivamente, que hubiese sido imposible, todo se logró gracias a una minuciosa y excelente planificación (evidentemente no solo fue planificación, se requirió años y años de estudio, de investigación, de conocimiento y experiencia en las ciencias, en la tecnología pero, el rol protagónico de la Planificación fue, esencialmente, crucial y decisivo).

Bien pero, en definitiva, ¿qué se entiende por Planificación?

Hoy en día (año 2009) todos hablamos de planificación, por lo visto es algo de suma importancia, aparentemente es el ABC de toda gestión, pero definitivamente ¿qué entendemos por planificación?

Es increíble la inmensa cantidad de definiciones que ha recibido éste término. A pesar de ello, y con la idea de iniciar el tema, tomaré algunas de ellas:

1. Stoner: “Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas”.

2. Murdick: “Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse”.

3. Cortés: “Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado”.

4. Terry: “Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales”.

5. Massie: «Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción, a partir de los cuales establece los objetivos».

6. Scanlan: «Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias».

7. Jiménez: “La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos”.

En forma muy simplista y resumiendo al máximo, veamos el siguiente ejemplo:

Estamos invitados a una reunión en el centro de la ciudad. Entre otras cosas, pensamos en nuestra posible intervención, tomamos un taxi y nos dirigimos a ella. Interesante. Planificamos y preparamos nuestra posible intervención en el contexto de la reunión y dependiendo del día, la hora y de su ubicación física, planificamos la forma más efectiva de trasladarnos al lugar acordado (se dijo “en forma muy simplista y resumiendo al máximo” ya que dependiendo de la importancia, nuestro nivel de compromiso y el grado de participación en la reunión planteada, dicha reunión pudiera personificar todo un señor proyecto con su correspondiente Planificación de detalle, pero creo que no viene al caso).

Bien, todo lo dicho anteriormente está excelente; pero ahora, subamos al helicóptero y parémonos en nuestra posición de Gerente. Para nosotros la planificación no es más que un proceso de creación y preparación de decisiones referentes al futuro del sistema a dirigir (a corto, mediano y largo plazo), por medio del cual se cocinan futuras decisiones. Este proceso se basa en un pronóstico, en una proyección previamente estudiada y elaborada según métodos específicos que se amalgaman, basándose en competencias especializadas; como por ejemplo: planificación financiera (presupuesto), planificación de personal (asignaciones, vacaciones, entrenamiento), planificación de la producción de bienes o servicios, planificación del mantenimiento (predictivo y preventivo), etc., etc..

En este contexto, entendemos por planificación a un conjunto de actividades y tareas con las que se preparan y se toman decisiones (por análisis, reflexión y trabajo metódico) en función de precisar en el tiempo, las posibles soluciones a los problemas y/o retos planteados.

Interesante. Hasta ahora hemos hablado del carruaje que nos llevará al éxito, pero ¿quién garantizará que dicho carruaje llegue a su destino?. Mi querido amigo, para contestar esta pregunta, entra en escena un nuevo actor, el Seguimiento y el Control, personificando al cochero quien estando a cargo de la custodia de dicho carruaje, lo mantendrá al tanto de los posibles inconvenientes que puedan surgir en el camino y activando posibles acciones para corregir las desviaciones.

Las experiencias y consejos de muchas autoridades en la materia, nos aclaran y demuestran que hablar de planificación sin su correspondiente Seguimiento y Control, es hablar de algo que cae en un mundo manejado y dirigido por el azar, de tal forma que quizás, tal vez, a lo mejor dicha planificación logre unos buenos resultados pero el simple raciocinio nos pregunta, ¿por qué entonces Planificamos?¿para qué invertir tantas horas hombre en una excelente planificación si no tenemos, ni la certeza, ni la garantía que ésta se ejecute tal como lo esperamos?

Siguiendo nuestro proceso de mejora continua, y en pro de cristalizar (de la forma más optima posible) lo planificado, nos preguntamos: ¿estamos alineados con la planificación Estratégica?, ¿lo que se está ejecutando está cumpliendo con nuestros estándares de eficacia y eficiencia?¿estamos sincronizados con el resto de la empresa?¿vamos por buen camino o se han generado desviaciones?¿el uso de los recursos está acorde con lo previsto? ¿el retorno de beneficios, proveniente del entrenamiento, está acorde con lo esperado?¿el flujo de información requiere lubricante?¿cómo está el clima organizacional?

Éstas, junto con muchas interrogantes más, deberían ser estudiadas, analizadas y tratadas, profesionalmente, a través del Seguimiento y el Control de Gestión.

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