PROYECTO (Parte III de VI): Fase Definición

Este es el tercero de una colección de seis artículos donde en forma muy simplista y resumiendo al máximo, se pretende explicar en forma generalizada, la secuencia de eventos, más resaltantes, que van desde el inicio hasta el post mortem de cualquier Proyecto. Si quieren profundizar, es mucha la literatura asociada a la Gerencia de Proyectos, con especial énfasis, en el PMBOK (Project Management Body of Knowledge, con 42 procesos y 9 disciplinas) del Project Management Institute.

Fase Definición:

Todo Proyecto es un vehículo a través del cual se implanta la Planificación Estratégica; tanto es así, que surge ante la necesidad de dar respuesta a ¿cómo llegamos?

Teniendo presente la información asociada a la Planificación Estratégica, y con el objeto de dar respuesta a la pregunta clave en su formulación, se plantea una idea y con ella se inicia la definición del Proyecto.

Por la importancia de la Visión y las posibles implicaciones en el cabal cumplimiento de la Misión, esta primera fase del Ciclo de Vida de un Proyecto, se subdivide en tres etapas y tendrá como producto final el primer documento oficial del Proyecto, llamado “Ficha del Proyecto (partida de nacimiento)”, estas etapas son:

Factibilidad: Este es el primer paso a realizar. Evidentemente en toda Empresa y especialmente en las Corporaciones, a objeto de cumplir con la Planificación Estratégica, son muchas las ideas e iniciativas que se formulan, todas deben pasar por un filtro, y así, necesariamente se debe iniciar con el estudio de factibilidad tanto técnica como económica-financiera. Basta con que una de estas dos no se cumpla para descartar la iniciativa; ya no tendría sentido continuar.

Bien, habiendo superado el primer examen, tendremos como acto seguido, la definición del responsable del posible Proyecto; digo posible, ya que él se encargará de buscar la aprobación por parte del o los patrocinadores y solo así tendrá la categoría de Proyecto.

Este responsable, que a partir de ahora lo llamaremos Gerente de Proyecto, tomará el testigo (también llamado estafeta) e iniciará sus funciones de dirección y coordinación, a todo lo largo y ancho del Ciclo de Vida del Proyecto (siempre y cuando, dicho planteamiento, tenga la buena pro de parte del patrocinador o patrocinadores).

Su primera tarea será definir los objetivos, el alcance, las metas y los posibles beneficios a lograr, los posibles inconvenientes (riesgos) a superar, y junto con ellos, definirá el primer nivel de la estructura matricial que se encargará de la ejecución del futuro Proyecto; es decir, definirá las diferentes áreas que se encargarán de darle forma, color y textura al Proyecto planteado.

De esta forma, ya tenemos lo necesario para elaborar el primer borrador de la ficha del Proyecto (objetivos, alcance, metas, riesgos, beneficios, inconvenientes y áreas involucradas (estructura matricial)); éste junto con la Planificación Estratégica, el problema, el estudio de factibilidad técnica, el estudio de factibilidad económica-financiera, buscamos la aprobación por parte del o los patrocinadores. Habiéndola logrado, se inician las labores en pro de darle consistencia a la estructura matricial que se encargará del Proyecto.

Evidentemente, el Gerente de Proyecto no tiene la autoridad para asignar los diferentes responsables de cada área involucrada; pero, haciendo uso de su posición de Gerente de Proyecto, solicitará a cada una de ellas la asignación de un responsable, que a partir de ahora, los llamaremos Líderes de área.

Bien, una vez conformado el equipo de Líderes, estos basándose en los objetivos, alcance, metas, inconvenientes (riesgos) macros y los beneficios a lograr, solicitarán, a través del Gerente de Proyecto, las asignaciones necesarias para conformar el equipo que se encargará de cada área, de esta forma, ya tenemos la estructura matricial necesaria para continuar con la siguiente etapa.

Definición: A estas alturas del Ciclo de Vida, ya tenemos conformada la estructura matricial y será ésta quien se encargará, a partir de ahora, de continuar con el Proyecto. Esta etapa se materializa con la evaluación detallada del borrador de la Ficha del Proyecto.

Los líderes, junto con el gerente del Proyecto, pulirán los objetivos, el costo y el o los alcances a lograr, detallando los pormenores y el entorno asociado a los productos y/o servicios, junto con sus requisitos y calidad a ofrecer, los beneficios a lograr y los riegos (desmenuzados) por los que atravesará el Proyecto.

De esta forma, habiendo corregido, ampliado, mejorado y optimizado lo que hasta ahora hemos llamado “borrador”, éste inicia a ser el primer documento oficial (ficha del Proyecto), quedando sólo pendiente el diseño y la planificación detallada correspondiente a la siguiente etapa.

Diseño (Planificación de detalle): Bien, ya estamos a punto de terminar la primera fase del Ciclo de Vida del Proyecto; pero antes, debemos seguir respondiendo una serie de preguntas, digo debemos seguir, ya que a estas alturas, ya tenemos claro el ¿qué? (eficacia), ahora nos abocaremos a precisar los aspectos técnicos faltantes, asociados al ¿cómo? (eficiencia), trataremos de encontrar el equilibrio entre los aspectos técnicos (el ¿qué? y el ¿cómo?), el tiempo de ejecución (¿cuándo?) y el costo (¿cuánto?), siendo este último, el resultado obtenido en la búsqueda del equilibrio entre el costo asociado a los recursos, los riesgos y los beneficios a lograr. Para cumplir con esta etapa y lograr el producto final de esta fase del Ciclo de Vida del Proyecto, se cubrirán, entre otros, los siguientes aspectos:

Identificar las actividades. Se analizará (con el mayor nivel de detalle) todas y cada una de las actividades a realizar y tratando de no obviar ninguna (no olvidar las posibles actividades asociadas a los riesgos), de tal manera que todo el proyecto esté reflejado en ese listado de actividades.

Definir la secuencia de actividades, señalando las posibles holguras y actividades en paralelo, así como sus interdependencias y posibles impactos a la hora de un retraso.

Estimar la duración de cada actividad (horas hombre).

Estimar los recursos asociados a cada actividad.

Estimar los costos involucrados en cada actividad.

Excelente, ya tenemos la aprobación y la ficha, y con ella, los principales elementos, necesarios, para entrar en la siguiente fase del Ciclo de Vida del Proyecto.

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Nota: próximo artículo, PROYECTO (parte IV de VI): fase inicio

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