Comunicación Organizacional en el Comportamiento Organizacional

Resumen

Muchas son las empresas en la región, especialmente las Pymes, que no saben manejar adecuadamente lo que la comunicación organizacional demanda, determinar su alcance, lo que ello puede beneficiar a un comportamiento organizacional y, de paso, fomente un clima que garantice que el recurso humano esté bien informado de todo lo que la gerencia requiere para garantizar resultados positivos.

En muchas de las empresas del país, caso venezolano, esto deja mucho que decir, en donde realmente su cultura organizacional es débil, se le ha dado poco interés a lo que representa la comunicación y la gerencia ya viene notando lo importante de esto. De ahí, el interés de ahondar sobre este tema que permita a la gerencia determinar lo significativo que es contar con una buena comunicación organizacional y saberla manejar.

Palabras claves

Grupos, eficiencia, mensaje, información, liderazgo.

Fundamentos básicos, consideraciones, alcance

Daniel Favaro nos comenta al respecto, que la comunicación organizacional en un grupo u organización, es parte del fortalecimiento y desarrollo institucional y se concreta principalmente en las acciones comunicativas, que parten de los vínculos y articulaciones en y de la organización y se proyectan potenciando la práctica y visibilidad de la institución y su tarea. El comprender a la comunicación como un proceso transversal a la organización, hace posible incluirla en una política institucional y no limitarla a algo meramente instrumental.

Al abordar la temática de las comunicaciones en los grupos y organizaciones, es importante tener en cuenta, que toda comunicación se realiza en el marco de los vínculos humanos y que estos se expresan por medio de la manera en que las personas realizan su tarea, como se relacionan y complementan de acuerdo con sus propias culturas. Se construye así una cultura organizacional compuesta por un conjunto de valores, creencias y comprensiones que comparten los integrantes de una organización. La cultura de la organización tiene formas definidas de pensamiento, sentimiento y reacción que guían la toma de decisiones, la manera que se realizan las actividades y especialmente la comunicación.

Por su parte, Wikipedia, señala, que la comunicación horizontal es aquella que se establece entre miembros de un mismo nivel jerárquico. Pueden ser entre departamentos, grupos o de forma individual, no hay presencia de autoridad y sirven para agilizar la estructura organizativa. Ese tipo de información se puede obtener a través de juntas, informes, asambleas, etc. Se da entre los empleados de un mismo nivel jerárquico y se utiliza para:

• Coordinar las actividades de los distintos empleados o departamentos de la empresa.
• Resolver problemas de un departamento.
• Tomar decisiones en las que tengan que intervenir varios departamentos.
• Se usan reuniones de trabajo, notas, comunicados internos, trabajo en equipo, debates, teléfono, Internet… etc.

Nos agrega además la fuente de información citada, que consideremos, que la comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter jerárquico, basado en órdenes y mandatos, aceptación de políticas, etc. Es por ello que hay que destacar la importancia de la relación individual, frente a las relaciones colectivas y la cooperación entre directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una buena comunicación organizacional. Así pues, la comunicación organizacional estudia las formas más eficientes dentro de una organización, para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al público externo.

Hay diversos tipos de comunicación organizacional:

Dentro del ámbito empresarial, se denomina Comunicación Vertical, a aquella que fluye ascendente o descendentemente entre subordinados y gerentes. Esta comunicación permite regular y controlar la conducta de los subordinados en aspectos tales como:

• Instrucciones y planificación de las tareas.
• Información relativa a procedimientos, prácticas, políticas.
• Valoración del rendimiento de los empleados, etc.

Los canales de comunicación empleados para la misma son:

• Teléfono.
• Reuniones.
• Correo electrónico.
• Manuales, guías, etc.

Los medios más eficaces para transmitir información, son las reuniones y el teléfono. Permite condensar una gran cantidad de información en un breve espacio de tiempo.

Se nos agrega, además, que la comunicación escrita (correos) son apropiados, solo cuando la tarea requiere una gran cantidad de información detallada y compleja. Es un tipo de lenguaje más preciso que los anteriores y, a la vez más objetivo, ya que no está sujeto a tantas distorsiones como la palabra hablada.

La comunicación escrita es útil también cuando necesita crearse un registro de la información tratada.

Nos comenta sobre ella coninpyme.org, que la comunicación organizacional es aquella que instauran las instituciones y forman parte de su cultura o de sus normas. En las empresas existe la comunicación formal e informal.

Comunicación organizacional formal:

La establece la propia empresa, es estructurada en función del tipo de organización y de sus metas. Es controlada y sujeta a reglas.

Entre los medios de comunicación más conocidos a nivel de las empresas, está
el memorándum -correspondencia escrita- entre departamentos; las reuniones con agenda escrita y entregada previamente; el correo electrónico a través de computadoras en redes, entre otras.

La considerada comunicación formal en las organizaciones tiene direccionalidad, lo cual indica la relevancia o intencionalidad de la misma y se han clasificado en:

• Comunicación descendente (de la dirección o gerencia hacia el personal).
• Comunicación horizontal (entre el personal de igual jerarquía).
• Comunicación diagonal (entre miembros de departamentos diferentes que se cruzan), no necesariamente cubriendo la línea de forma estricta; por ejemplo, contraloría solicita -urgente- a la gerencia de recursos humanos la nomina de la institución, el encargado de la nomina se la hace llegar, de forma directa.

Comunicación organizacional informal:

Este estilo de relaciones está basada en la espontaneidad, no en la jerarquía, surge de la interacción social entre los miembros y del desarrollo del afecto o amistad entre las personas.

La comunicación informal puede beneficiar o perjudicar a las empresa, según como se emplee.

De forma positiva, ayuda a la cohesión del grupo y a dar retroinformación sobre
diferentes aspectos del trabajo realizado.

De forma negativa, el rumor o chisme, es un distorsionador de la productividad y no ayuda, solo demora y perjudica a las personas y a la organización.

Conclusión

Muy válido los comentarios de turevista.uat.edu.mx cuando comenta, que la comunicación organizacional es una herramienta de trabajo que permite el movimiento de la información en las organizaciones, para relacionar las necesidades e intereses de ésta, con los de su personal y con la sociedad.

La comunicación organizacional también nos permite conocer al recurso humano y evaluar su desempeño y productividad, a través de entrevistas y recorridos por las diversas áreas de trabajo.

Asimismo, la comunicación en las organizaciones es fundamental para el cumplimiento eficaz de sus objetivos. Es un medio que, en conjunto, permite el desarrollo de sus integrantes para enfrentar los retos y necesidades de nuestra sociedad.

La gerencia debe estar cada vez más comprometida en proactivar la comunicación dinámica en los miembros del recurso humano que integran a la empresa, estar vigilante que la comunicación se de sin problemas. Lograrlo hará muy interesante el comportamiento organizacional de la empresa y, por ende, su clima será muy tranquilo, positivo en pro de su desarrollo, logros.

Dirección-E: [email protected]

Fuentes de información debidamente señaladas.

Docente de Postgrado, Especialidad Gerencia de la Calidad y Productividad de FACES. UC. EXATEC.

Cátedra de Comportamiento Organizacional. Aula virtual.

A %d blogueros les gusta esto: