Propuesta de un Método de Toma de Decisiones para mejorar la Gestión Pública de los organismos gubernamentales

Esta herramienta posee dos postulados básicos para el desarrollo del método los cuales se dividen en Externo e Interno y un Sistema de Información que le permite obtener, en tiempo real, las informaciones necesarias del desarrollo de los planes y obras que se ejecutan o ejecutaron.

Como primera fase, se explicarán los postulados del método y su funcionamiento dentro de una Obra que ejecuta una Alcaldía, se tomará como ejemplo el asfaltado de una carretera X de cualquier ciudad del país.

Postulados Externos: se analizarán los factores externos que influyen en la gestión de la Obra a ejecutar:
A. Económicos: indica la incidencia de los factores económicos que influyen directamente o indirectamente en la operación de la empresa, tales como: 1) ¿Posee la Alcaldía suficiente Presupuesto para su ejecución?, 2)¿ Está Presupuestada ante el FIDES y en cuánto tiempo este órgano entrega el dinero?. 3)¿ En caso que no se tengan las dos anteriores, se podría negociar con el Ministro de Energía y Petróleo para conseguir la cantidad de asfalto para la obra?.
B. Sociales: estos factores afectan directamente e indirectamente la recaudación de impuestos, motivado por el mal estado de las vías de comunicaciones dentro de la jurisdicción de la Alcaldía.
C. Políticos: La Alcaldía debe estar alineada con los planes políticos de gobierno para aprovechar los escenarios presentados, con el fin de plantearle al gobierno su colaboración para el beneficio de la comunidad representada.
D. Legales: este factor influye directamente en la ejecución y planificación de la obra.
E. Culturales: la Alcaldía debe tener como fin la debida cultura de atención a la comunidad, todos sus servicios deben tener como prioridad la comunidad..
F. Valores de la Población: este factor junto con la cultura, identifica las costumbres y tradiciones de la población donde la Alcaldía debe alinearse por entero.
Postulados Internos: Se analizarán todos los factores Internos que influyen en la gestión de la Obra a ejecutar:
G. Imagen de la Alcaldía: este es uno de los postulados más importantes de una Alcaldía, debido a que tiene que hacer grandes esfuerzos, en proyectar una imagen de confianza y solidez a la comunidad.
H. Indicadores: llevar los indicadores e índices de gestión para la Alcaldía, es vital para la operatividad y solidez de la misma, por que en ella se refleja el desempeño de la misma.
I. Comunicación entre los diferentes entes de la Alcaldía: es muy importante considerar este postulado, por las ventajas competitivas, productivas, económicas, entre otras, que se genera cuando se habilitan los canales de comunicación entre el Alcalde y Empleados de la mismas con el fin de disminuir los tramites burocráticos y agilizar la ejecución y supervisión de la obra.
J.
Fases del Método de Optimización de Servicios (Mijares,2002)
El modelo: método de optimización de servicios (Mijares,2002) esta dividido en tres (3) fases: Decisión Gerencia Ejecutiva (DGE), Decisión Gerencia Media (DGM) y Decisión Gerencia Operativa y Administrativa (DGOA), las cuales se explican a continuación a grandes rasgos:

Decisión Gerencia Ejecutiva (DGE)
En esta fase el Alcalde, tiene a su disposición una serie de herramientas necesarias para descubrir el origen del problema presentado, el cual le permitirá dar una serie de directrices basadas en los postulados anteriormente señalados, los cuales permitirán captar el origen del problema y el compromiso político con la sociedad que tienen los subordinados, para la solución del problema presentado que afectan directamente el desempeño de su gestión y para lograrlo se deben realizar los siguientes pasos:

I. Definir los indicadores teóricos de gestión en todas sus áreas. Este paso es muy importante, por que permite al Alcalde comparar los indicadores reales con los teóricos, que le ayudarán a establecer estrategias y plantearlas al Concejo Municipal.
II. Recolectar los indicadores de gestión en todas sus áreas, para ver dónde está el problema; en este paso se debe definir una matriz de fortalezas, debilidades, oportunidades y riesgos (DOFA) de la Alcaldía.
III. Reunirse en un máximo de 45 días con el Gobernador de la región, para conocer la posición de este con respecto al servicio prestado, la política del gobierno para aprovechar los nichos de mercado en el ramo de servicio, manejos de créditos entre otros, plantear mejoras reales y hacer documento de compromiso para mejorar el servicio.
IV. Analizar el indicador del comportamiento del usuario; debido a la gran cantidad de información contenida en ella, que permitirá saber las exigencias y conformidad de la población por el servicio prestado.
V. Reunirse con el tren ejecutivo de la Alcaldía y recopilar la información presentada por ellos; en esta reunión debe plantearse el problema general y a través de análisis de ideas, planteamientos de alternativas, se debe hacer un compromiso escrito y verbal para solucionarlo.
VI. Proponer el objetivo general y definir, un máximo de 3 objetivos específicos macros, para la solución del problema; esto lo debe hacer el Alcalde con los Directores.
VII. Definir los grupos de trabajo para atacar el problema en forma coyuntural, con el fin de reducirlo a su mínima expresión.
VIII. Reunirse con el personal de la gerencia media, en máximo de 90 días, con el fin de comprometer a este personal con el logro de los objetivos macros planteados y revisar la gestión de los subordinados, con respecto a los objetivos planteados.
IX. Reunirse en un máximo de 180 días, con todos los trabajadores de la Alcaldía para darle a conocer, todos los objetivos macros y conocer la posición de los trabajadores, para el logro del objetivo general planteado.
X. Comparar resultados teóricos con los prácticos, para controlar las fases del problema presentado.
XI. Corregir posibles divergencias para el logro del objetivo.
XII.
Decisión Gerencia Media (DGM)
En esta fase, el gerente medio tiene una serie de pasos que le permitirá ayudar a definir los problemas presentados en su división y cómo afecta este con el objetivo general de la Alcaldía. Los siguientes procedimientos ayudarán a estas personas resolver el problema generado, además de evaluar en forma objetiva y controlar al personal subordinado:
I. Reunirse con todos los gerentes medios, para establecer cómo afectan los objetivos de la DGM a sus respectivas unidades, y crear grupos de trabajo con el compromiso de solucionar los problemas en un máximo de 90 días.
II. Cada una de las gerencias debe fijar un máximo tres objetivos y presentarlo a la gerencia media e intercambiar criterios con esta para cumplirlos.
III. Reunirse con el Alcalde y presidentes de Juntas de Vecinos, para darle a conocer la política de la Alcaldía y los objetivos que tienen planteados con la meta de mejorar la calidad. En estas reuniones debe originarse un documento escrito en donde se especifica el compromiso de todos para la mejora del servicio.
IV. Reunirse con la (GOA) en un máximo de 60 días y comparar resultados.
V. Reunirse con todo el personal subordinado de la gerencia, donde se explicarán los objetivos planteados y se podrán escuchar las sugerencias del personal subordinado, para tomar los correctivos necesarios.
Decisión Gerencia Operativa y Administrativa (DGOA)
Esta ultima fase describe los pasos que debe hacer la (GOA), para solventar el problema de raíz, ya que está directamente involucrada con la gestión operativa de división y es el puente entre la media gerencia y el personal subalterno.
VI. Toda la GOA debe reunirse un máximo de 90 días, para chequear en forma conjunta, el estado de los indicadores operativos, para corregir los posibles desvíos.
VII. Cada gerencia baja debe de reunirse con los supervisores, para definir tres objetivos máximos para solucionar el problema.
VIII. Se deben analizar los objetivos específicos y compararlos con el general.
IX. Presentar el objetivo general y especifico al personal especializado.
X. El personal especializado debe generar, las diferentes alternativas a través de la recopilación de información, para la detección del problema y plantear las alternativas a través de tormentas de ideas y ordenarlas en forma de prioridades, para solucionar el problema.
XI. Clasificar los objetivos de acuerdo al impacto económico, operativo, social y político de la Alcaldía.
XII. Reunirse mensualmente con los trabajadores adjuntos a la Gerencia y analizar resultados
XIII. Reunirse con la comunidad mensualmente.
XIV. Evaluar las alternativas propuestas por los subordinados.
XV. Discutir las alternativas con el personal especialista.
XVI. Comparar con los planteamientos teóricos.
XVII. Tomar la decisión óptima que se adapte a lo establecido por el objetivo macro.

*Doctorando de la Universidad Politécnica de Madrid (UPM)

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